L'Ordre des Architectes de Nouvelle-Aquitaine recherche un(e) assistant(e) administratif(ve)
Missions :
Sous l'autorité des élus, et plus particulièrement de la Présidente, du Bureau et du Conseil, le / la secrétaire administratif / ve a un rôle clé dans l’assistanat des pôles : administratif, juridique, communication, relations institutionnelles, afin d’optimiser la gestion de leur activité.
Il / elle assiste quotidiennement les collaborateurs et les élus dans la tenue de leurs affaires courantes, assure le secrétariat, assiste l’institution dans sa gestion administrative et son organisation.
Il / elle assure la gestion du Tableau de l’Ordre.
De la gestion de courrier à la recherche des bons interlocuteurs, en passant par la saisie et mise en forme de documents et la rédaction de comptes-rendus de réunions, la / le secrétaire effectue des tâches administratives traditionnelles et stratégiques.
Il / elle doit être en capacité de prendre les rendez-vous, organiser ses déplacements et préparer ses réunions. Il / elle accueille les visiteurs, classe et archive les documents, saisit les documents numériques
Activités principales :
- Accompagner et assister les élus et ses collègues
- Gestion du courrier et des mails
- Accueil physique et standard téléphonique
- Participer aux réunions, prise de notes, compte rendu
- Préparation des réunions, assemblées, conférences (copies, constitution des dossiers, accueil café, organisation / intendance des repas, mise en place des salles)
- Préparation des dossiers litiges et autres dossiers juridiques
- Gestion des inscriptions aux réunions
- Gestion des invitations
- Billetterie / déplacements / hôtel
- Frappe de courriers et écrits divers
- Copies, archivage, classement
- Mise à jour de fichiers
- Réception de livraisons, gestion des stocks
- Envoi du journal ANA
- Copie revue de presse et classement
- Mise en ligne d’informations sur nos sites internet
- Autres tâches courantes de secrétariat
- Gestion du Tableau de l’Ordre des architectes : accueil des jeunes diplômés, traitement des demandes d’inscription, radiation, modification , prestations de services des architectes étrangers, ordre du jour de la séance de conseil, validation des décisions entérinées lors du conseil, et tout autres tâches liées au Tableau.
RECHERCHÉ :
Compétences et aptitudes requises
Compétences techniques
- Qualité rédactionnelle (orthographe irréprochable), d’analyse et de synthèse
- Sens de l’organisation
- Sens du contact et du service,
- Capacité à prioriser les informations,
- Aptitudes d’accueil,
- Gestion administrative,
- Dynamisme et discrétion à la fois,
- Maîtrise des outils informatiques : Environnement Microsoft (Word, Excel, Powerpoint ) Tableurs, base de données
Aptitudes professionnelles
- Créativité et enthousiasme
- Force de proposition et de conviction
- Sens de l’éthique
- Qualités relationnelles et esprit d’équipe
- Capacité à développer et entretenir un réseau relationnel
- Capacité d’adaptation
- Rigueur et organisation
- Ténacité
- Pédagogie
- Capacité à travailler avec les pôles (Pau, Poitiers, Limoges) aussi bien qu’au siège.
Formation supérieure BAC en formation initiale ou en alternance, ou expérience équivalente requise dans ce type de fonction, et une expérience de 2 à 5 ans dans le domaine.
DISPONIBILITÉ : 1er février
1er février
CANDIDATURES À ENVOYER À :
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