Assistant administratif / Secrétaire général (H/F)

Détails de l'offre

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Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Dans le cadre d’une ouverture de poste le syndicat Sud-Gironde Mobilités est à la recherche d’un assistant administratif / secrétaire générale (H / F) - catégorie B ou C - pour un poste basé à Langon.

Depuis le 1er juillet 2023, le syndicat est en charge de la mise en œuvre de la politique de Mobilités pour le compte de 3 communautés de communes (Communauté de communes du Sud-Gironde, Communauté de communes Convergence Garonne et Communauté de communes du Réolais en Sud-Gironde, soit 107 communes).

Ce syndicat dynamique est fort de son expertise en transport scolaire notamment depuis de nombreuses années et voit à présent ses compétences se diversifier.

Vous êtes à la recherche d’un emploi dans un cadre de travail positif et agréable ? Cette offre est faite pour vous ! Notre syndicat souhaite s’entourer de collaborateurs attentifs, dynamiques et contribuant à la bonne ambiance régnant dans nos services.

L’agent sera placé sous la responsabilité de la Directrice générale des services, travaillera en étroite collaboration avec la Directrice administrative et financière, et aura la mission de seconder le service RH.

La prise de poste se fera prioritairement sur des missions RH, en raison du congé maternité de la chargée des ressources humaines.

Le poste est à pourvoir dès le 1er juillet 2024, dans des conditions de travail attractives : emploi à temps complet, pour une durée hebdomadaire de 35h30, avec la possibilité de télétravailler et d’aménager la semaine sur 4,5 jours.

A noter qu’en plus de la rémunération classique : traitement indiciaire + IFSE, le CIA est mis en place par la collectivité, et vous bénéficier de trois RTT par an.

Missions / conditions d'exercice Dans le cadre de ses fonctions l'agent aura une mission d’administration générale :

Assurer les actes de secrétariat général :

• Diffusion des informations auprès d'interlocuteurs internes ou externes ;
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes, mettre en forme des courriers, rapports, mémoires et les diffuser auprès des personnes concernées en toute confidentialité ;
• Organisation des rdvs pour les directeurs et les élus ;
• Effectuer le suivi des agendas, la rédaction de courriers et mails.

Assurer le volet juridique du syndicat en binôme avec la Directrice administrative et financière :

• Rédaction des avis, des actes administratifs et de gestion dans le domaine d'activité du service juridique ;
• Accompagner la DAF dans la gestion des Assemblées (note de synthèse, convocation, rédaction de délibération, télétransmission ) ;
• Participer à la mise en place de procédures avec les services et composantes concernés ;
• Assurer le suivi des dossiers du service juridique ;
• Repérer les besoins et apprécier les risques à couvrir (relance du marché AMO, inventaires des risques) pour les services de la collectivité ;
• Assurer la veille des contrats en cours (délais, contenus, avenants ) et effectuer les facturations.

Gestion du volet assurance du syndicat en lien avec la RH et la DAF :

• Conseiller les services en matière d'assurances et participer aux expertises ;
• Déclarer les sinistres (responsabilité civile, protection juridique, dommages aux biens et automobile) ;
• Assurer le suivi des sinistres et dresser un bilan annuel.

En complément de la chargée des Ressources humaines (en cas d’absence) :

• Recrutement : aide et support à la définition des postes et des profils / gestion des candidatures spontanées / organisation d’entretiens / rédactions des contrats ;
• Le conseil et rédaction des outils liés à la sécurité au travail ;
• Le suivi et contrôle de la masse salariale ;
• La réalisation des payes et déclarations sociales (saisie et contrôle des données, veille règlementaire, transmission des données sociales ) ;
• La gestion administrative et statutaire des emplois, carrière et développement des compétences (ouverture de poste, arrêtés, contrats de travail, carrière, avancement d’échelon, de grade, promotion interne, disponibilité, temps partiel, mutation ) ;
• La gestion des visites médicales ;
• La gestion des procédures disciplinaires ;
• La gestion des absences (congé annuel, congé maladie )
• Secrétariat divers RH : réponses aux courriers, suivi médical des agents, divers arrêtés. Profils recherchés Sur ce poste très polyvalent, l’agent doit avoir une très bonne maîtrise :
• De l’environnement juridique des Collectivités locale
• Du fonctionnement des assemblées
• De capacité de rédaction des actes administratifs
• De techniques comptables de la paye et de la règlementation en vigueur
• Du statut de la FPT : maladies, retraite, formation
• De la tenue d’entretien et des techniques de recrutement

La maîtrise du logiciel JVS serait un plus.

L’agent doit posséder des qualités organisationnelle, d’écoute, de discrétion, de rigueur administrative et de respect des plannings.