Assistant administratif en service départemental H/F

Contexte du recrutement et définition de poste :

Informations générales :

Référence : 2024 / 2256

Affectation : Direction régionale Pays-de-la-Loire

Catégorie : C

Résidence administrative : Nantes (44)

Statut du poste : Vacant

Date limite de candidature : 30 / 04 / 2024

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef de service

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ;

soit en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 127 € et 2 368 € brut par mois)

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Etablissement OFB : Mission

Mission

L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique du Chef du service départemental de la Loire-Atlantique et sous l’autorité fonctionnelle de la Cheffe de service régional administratif.

L’agent assurera, à mi-temps pour chacun des deux services, les missions suivantes :

Sous l'autorité directe du Chef de Service départemental (CSD) et du Chef de service départemental adjoint (CSDA), l’assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance.

Il / elle est chargé(e) de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il / elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques

Sous l’autorité du chef de service régional administratif, l’assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif au service via le suivi de certains dossiers régionaux spécifiques.

Activités principales

Pour le service départemental

Accueil / Secrétariat

• Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
• Gestion du courrier
• Gestion de l'archivage numérisé et papier (dossiers techniques, PV, avis techniques, comptes rendus de réunion, etc.)
• Reprographie
• Gestion des commandes de matériel (tenue de l’inventaire du service, évaluation des stocks / besoins, liste des achats)
• Création et mise à jour de bases de données
• Appui au chef de service départemental pour tenir à jour les tableaux de suivi de l’activité du service (signalements, sollicitations, demandes d’avis techniques, etc.)

Appui comptable, budgétaire et logistique

• Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
• Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
• Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
• Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance / entretien et calibrage de matériels techniques
• Appuyer le Chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes )

Appui à la gestion des Ressources Humaines

• Assurer l’accueil des nouveaux arrivants
• Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail )
• Assurer le suivi des formations
• Assurer le suivi des visites médicales

Pour la Délégation de Façade

Appui comptable

• Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
• Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
• Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
• Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques

Appui logistique :

• Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
• Gestion des réservations de train / hôtels
• Organiser les tables rondes, réunions et séminaires (réservations de salles, de traiteurs)

Relations liées au poste

Relations internes :

• L’ensemble du personnel du service départemental
• L’ensemble du personnel de la délégation de Façade
• Services de la Direction Régionale
• Directions nationales

Relations externes :

• Services et opérateurs de l’Etat (Direction départementale des territoires, Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement, )
• Fournisseurs, prestataires
• Collectivités territoriales
• Acteurs de la biodiversité (association, organisation professionnelles, )
• Citoyens et usagers

Profil recherché : Profil recherché

Profil recherché

• Fonctionnaire de catégorie C
• Aucun diplôme minimum requis
• Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement administratif
• Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
• Connaissance en comptabilité publique et achat public

Savoir-faire opérationnel :

• Qualités rédactionnelles
• Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
• Maitriser des logiciels de bureautique

Savoir-être professionnel :

• Bonne expression orale,
• Sens du relationnel,
• Sens de l'organisation,
• Sens de l'initiative,
• Savoir rendre compte.

Conditions d'exercice / sujétions particulières

• Permis B
• Déplacements ponctuels :
• en local : vers d’autres implantations de l’OFB et en cas de besoin vers d’autres services de l’état
• Pour suivre des formations initiales et continues
• Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

• Lettre de motivation
• Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situationadministrative
• Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu

Plus d'informations : / 05 51 25 07 87