Assistant/Assistante

Contexte :

L'Institut National de l'Audiovisuel recherche un.e Assistant.e pour un CDD de 3 mois pour sa direction Data et Technologies.

EPIC créé en 1975, l’INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.

Dans une démarche d'innovation tournée vers les usages, l'INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.

fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l'INA thèque pour les chercheurs.

Avec plus de 2 400 documentaires et programmes produits depuis 40 ans, l'INA a acquis une expérience et un savoir-faire uniques dans la construction du récit et le traitement visuel des archives.

L’INA concentre également des compétences d’expertise, une vocation d’observatoire des médias, au service de l’excellence et de l’innovation.

Enfin, l’Institut est l’un des premiers centres de formation initiale et continue aux métiers de l’audiovisuel et des nouveaux médias et s’affirme comme un laboratoire de recherche et d'expérimentation.

Mission et activités :

Assurer l'assistanat de la Direction Data & Technologies, en soutien à l’assistante de direction de la DDT.

1. Gérer l'assistanat :

• Assurer la prise de rendez-vous, la gestion des agendas des directeurs adjoints de la DDT.
• Gérer le suivi des dossiers : réaliser le traitement administratif des dossiers et la transmission des informations au sein du Codir DDT et auprès des salarié.es.
• Participer à l’organisation des différentes manifestations (logistique) et réunions de la DDT tant en interne qu’en externe : séminaire, COMAN DDT, codir, réunions diverses et suivi.
• Effectuer le workflow des demandes d'intervention.
• Assurer l’intérim de l’assistante de direction en cas d’absence.
• Dans une moindre mesure, assurer l'accueil téléphonique et / ou physique, la gestion des courriers, le classement, l'archivage.

2. Instruire des dossiers spécifiques de son entité :

Gérer les diverses demandes d’aide des managers (une quarantaine) de la direction et des équipes, comprenant :

• Recherche de disponibilité et réservation des salles de réunions pour les équipes de la DDT (managers, tribus )
• Commande, réception et stockage de fournitures, calendriers, agendas
• Suivi des demandes de missions / déplacements, ainsi que des notes de frais
• Effectuer et suivre les demandes d’intervention
• Assurer l’accueil téléphonique et / ou physique

3. Gérer les listes de diffusions internes et prestataires.

Qualifications :

Justifier d'une formation supérieure (Bac + 2 / 3) dans le domaine de l’assistanat et de la gestion administrative ou parcours professionnel admis en équivalence.

Compétences :

• Maitrise des techniques de secrétariat ;
• Maitrise des outils bureautiques ;
• Maîtrise du français (orthographe, grammaire, conjugaison, syntaxe ) ;
• Connaissance des procédures budgétaires.

Aptitudes :

• Confidentialité
• Organisation, méthode et rigueur
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité rédactionnelle
• Réactivité
• Sens du contact
• Disponibilité
• Diplomatie
• Expression aisée et fluide

Rattachement hiérarchique :

Directeur de la DDT

Conditions de travail et contraintes spécifiques :

Poste éligible au télétravail