APPRENTISSAGE - Assistante, assistant achat (F/H)

Missions et activités principales

DESCRIPTION DE L'ENTITE

La Direction de la Communication du mécénat et des partenariats (DirCom) est composée de huit départements :

• Communication Corporate,
• Politiques sociales,
• Banque des territoires,
• Studio média,
• Réseaux sociaux et relations médias,
• Mécénat et partenariats,
• Ressources humaines / Opérations et pilotage de la transformation opérationnelle
• Appui / performance

Au sein de la Direction de la communication, du mécénat et des partenariats (DirCom), vous intégrerez le département Appui / performance.

Le département Appui / performance est composé de deux services : le service moyeux généraux et le service risque, conformité et contrôle.

Au sein du département Appui / performance, vous intégrerez le service moyens généraux. Ce service est composé de sept collaborateurs : la responsable du service (membre du comité de direction de la DirCom), deux chargées du budget, deux chargés de la sécurité des systèmes informatiques / espace de travail, une chargée de la performance opérationnelle et une coordinatrice achats et dossiers transversaux.

Vous serez placé.e sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service moyeux généraux et votre tutrice sera la coordinatrice achats et dossiers transversaux.

Le département Appui / performance apporte aux managers de la DirCom conseils et éléments d'aide à la décision ayant pour but de servir la stratégie tout en veillant à répondre aux objectifs de performance.

En interaction avec l'ensemble des départements de la DirCom et des directions supports de la Caisse des dépôts, le département Appui / performance est le référent et le point d'entrée pour l'ensemble des équipes.

Nos défis : capitaliser sur la richesse de la transversalité de nos missions ; mettre nos compétences au service de la réussite de nos objectifs communs ;

accompagner quotidiennement la stratégie de Communication de la Caisse des Dépôts

Le rôle du coordinateur achats :

Le coordinateur achats représente l'ensemble des services prescripteurs de la DirCom auprès de la direction des achats. Il coordonne notamment la planification des projets d'achats de la Dircom, permettant d'identifier les actions prioritaires, la mutualisation possible des projets, de computer les seuils et d'anticiper le lancement des procédures d'achats.

Il supervise et coordonne l'envoi des demandes d'achats auprès de la direction des achats, relaye auprès des services prescripteurs de la DirCom l'information concernant les procédures et la réglementation ou les marchés en cours.

Il assure également le suivi contractuel de l'exécution du marché, en relation étroite avec le prescripteur chargé d'exécuter le marché, et sécurise la gestion de l'ensemble des achats de faible montant.

MISSIONS

Vous serez amené(e) à assister la coordinatrice achats dans le cadre des missions suivantes :

• Sécuriser la gestion de l'ensemble des achats de faible montant (accompagner les prescripteurs sur l'ensemble du processus et notamment la contractualisation ;
• archivage, reporting) ;
• Apporter, en lien avec la coordinatrice achats, appui au prescripteur lors de la passation d'un marché :
• Participer, en lien avec la direction des achats, à la définition de la stratégie d'achat (durée, forme du marché, allotissement, ...) ;
• Coordonner l'envoi des demandes d'achats auprès de la direction des achats ;
• Suivre les étapes de la demande d'achat ;
• Archivage et reporting (renseigner le tableau de bord des marchés)
• Assurer, en lien avec la coordinatrice achat, le suivi contractuel de l'exécution du marché (avenant, etc.)
• Contribuer au suivi des prévisions d'achat dans le cadre de la programmation pluriannuelle des achats (identification des marchés à renouveler et des nouveaux besoins).
• Contribuer à la réalisation de production des documents de présentation, à la mise à jour de procédure, à l'amélioration continue des outils de suivi et de pilotage.
• Contribuer à relayer auprès des services prescripteurs l'information concernant les procédures et la réglementation ou les marchés en cours.

Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements au regard des évolutions futures de la direction.

Vous pourrez, par exemple participer à des projets transversaux liés à votre activité.

Profil attendu

Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge, ni de genre. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

PROFIL

Vous êtes en formation en Master (Master Achats publics, Master Droit des achats publics, Master Gestion, etc.).

• Vous avez de bonnes connaissances en matière d'achats publics ;
• Vous êtes rigoureux / rigoureuse et avez le sens de l'organisation ;
• Vous savez faire preuve d'écoute et de discernement. La qualité des relations que vous saurez créer avec vos interlocuteurs et votre sens pédagogique seront autant d'atouts nécessaires à votre réussite dans ce poste.
• Sens du travail en transversal, de la confidentialité et de l'adaptation.
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale ;
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (word, excel...) ;
• Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et de synthèse. Vous saurez être force de proposition dans la création et l'enrichissement des outils de suivi et de pilotage.

Notre organisation est attachée à promouvoir au quotidien un mode de travail collaboratif. Au-delà, vous pourrez nous apporter votre sens de la pédagogie et votre sens du collectif.

Conditions de travail

Localisation du poste à pourvoir : 56 Rue De Lille 75007 PARIS 07 SP