Assistant(e) d'agence H/F en ALTERNANCE

Vous souhaitez intégrer un en alternance au sein de notre école ? Vous êtes à la recherche d'une alternance pour la rentrée 2024 / 2025 ?

Nous vous proposons un poste d' assistant(e) d'agence au sein d'une entreprise partenaire. Vous serez en charge d'assister les chargés de clientèle et le directeur d'agence.

MISSIONS

ACCUEIL :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’agence
• Répondre aux interrogations des salariés ou les redirige vers le bon interlocuteur
• Faire signer les contrats de travail des salariés en l’absence des chargés de clientèle
• Ouvrir le courrier et en assurer soit le dispatching soit le traitement

GESTION DU PERSONNEL :

• Etablir les DUE / DPAE
• Rédiger des contrats de travail selon instructions
• Accompagner les chargés de clientèles et les délégués d’exploitation dans la réalisation des contrats de travail et prépare les avenants temporaires
• Appliquer la réglementation dans les contrats et planning de travail
• Réclamer et saisir des RIB dans la fiche salarié
• Mettre à disposition au service GTA des CDI et avenants définitifs pour enregistrement
• Suivre les retours signatures pour les contrats
• Déposer les annonces sur les différents sites de recrutement
• Saisir des arrêts et des congés (CP / CSS / Evènement familial) + transmission des infos aux chargés de clientèle
• Vérifier la validité des titres de transport et les enregistres
• Préparer le STC en cours de mois
• Effectuer la demande de vérification auprès de la Préfecture pour les salariés étrangers et assure le suivi des validités des titres de séjour
• Créer la fiche des salariés
• Enregistrer les matricules des stagiaires de l’agence dans le logiciel paie
• Enregistrer dans le logiciel SILAE des documents administratifs liés à la gestion de personnel
• Enregistrer les heures des contrats de travail sur Quadra Propreté Enregistrer des heures des CDD
• Mettre à jour les données des salariés dans le logiciel Paie en cas de changement d’adresse ou téléphone
• Suivre les travailleurs handicapés (récupère, enregistre et scanne les documents)
• Réaliser les dossiers de transfert de personnel
• Déclarer les accidents de travail, avec lettre de réserve, et mise à jour du tableau de bord AT / MP
• Informer le service RH des AT survenus avec la description nécessaire à la déclaration
• Mettre à disposition à l’équipe des indicateurs en terme de gestion du personnel : heures à retrouver / Lien avec fermetures des sites
• Gèrer le dossier visite médicale des salariés (embauche, périodique, reprise) et déclaration des effectifs en fin d’année
• Suivre les longues absences (maladie, congés parentaux, maternité) et rédige les courriers
• Rédiger les courriers de fin et de prolongation de la période d’essai, acte des démissions, retraite, etc

COMMERCE / FACTURATION :

• Créer les devis selon la demande du Directeur d’agence
• Préparer les documents d’ouverture de sites
• Préparer les bons de facturation TE
• Créer les chantiers / clients TE et contractuels
• Enregistrer les documents clients
• Enregistrer les facturations exceptionnels et des heures associées
• Participer à la préparation de la facturation contractuelle
• Rapprocher le bon de commande et / ou devis avec le bon de facturation
• Participer au recouvrement
• Assurer le suivi des fiches litiges liées au recouvrement et participe au recouvrement

ANIMATION SÉCURITÉ :

• Assurer le suivi des mises à jour des plans de prévention
• Assurer le suivi des contrôles périodiques du matériel de l’agence

PROFIL

• Connaissance des logiciels Quadra Propreté, Silaé et Outlook
• Etre méthodique et avoir le sens de l’organisation
• Être rigoureuse, organisée et autonome
• Travailler en équipe.

MODALITÉS

• Contrat : en alternance
• Localisation : Nice
• Rémunération selon les barèmes en vigueur pour les contrats en alternance

CE POSTE EST FAIT POUR VOUS ? ALORS N'ATTENDEZ PLUS ET DÉPOSEZ VOTRE CV