Gestionnaire de dossiers - Secrétariat mutualisé du secrétariat général adjoint

Détails de l'offre

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Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Rédacteur principal de 1ère classe

Rédacteur principal de 2ème classe

Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Pôle solidarités

secrétariat général

secrétariat général adjoint

Le Secrétariat Général (SG) du pôle solidarités contribue, aux côtés du directeur de pôle, aux enjeux de :

• préparation et de maîtrise du budget départemental sur le champ des solidarités ;
• sécurisation juridique et institutionnelle des décisions prises par l’exécutif ;
• observation et veille sur l’activité des services ;
• transformation de l’action sociale au sens large et d’optimisation des outils et des pratiques professionnelles ;
• mise en œuvre de démarches transversales ou partenariales permettant de garantir de meilleures prises en charge des usagers.

Il est par nature positionné en appui de l’ensemble des directions du pôle et en interface avec les autres fonctions support de la collectivité.

Le secrétariat général du pôle solidarités est composé de :

3 missions :

• la mission d’appui aux politiques transversales ;
• la mission pilotage administratif et financier ;
• la mission de pilotage du Système d’Information Sociale.

et d’un Secrétariat Général Adjoint (SGA) lui-même composé d’un secrétariat mutualisé et de 2 missions :

• la mission du pilotage des ressources (MPR) ;
• la mission de soutien et d’accompagnement des professionnels du pôle (MSDAPP).

le secrétariat général adjoint a pour missions essentielles de :

• animer l’action sociale de proximité, notamment au travers des collèges métiers des Responsables Territoriaux Solidarités (RTS) et des chefs de services social départemental, en lien avec les directions de politiques publiques ;
• accompagner les pratiques professionnelles (accompagnement individuel ou collectifs, suivi des marchés de supervisions et d’analyse de pratique, suivi des projets de formation et ingénierie...) ;
• suivre et piloter la bonne affectation des ressources au sein des directions du pôle (répartition des moyens, gestion des moyens complémentaires, encadrement de l’équipe mobile.
• Missions / conditions d'exercice Placé sous l’autorité du secrétaire général adjoint, le gestionnaire de dossier du secrétariat mutualisé intervient, à la demande de celui-ci, en soutien administratif de l’ensemble des agents du secrétariat général adjoint.

Le gestionnaire de dossier du secrétariat mutualisé a pour missions :

• d’assurer le traitement, le classement et la diffusion des informations et documents utiles au bon fonctionnement du service, ainsi que la gestion du courrier et du courrier électronique des boîtes génériques.
• d’assurer quotidiennement le suivi et la mise à jour des bases de données et des tableaux de bord du pôle, notamment s’agissant de la gestion des ressources humaines affectées au pôle (tableaux de gestion des effectifs, demandes de recrutement, demandes de remplacements, demandes de création ou de transformations d’emploi).
• de participer activement à la pré-instruction des demandes de recrutement et de remplacement, et réunit toute information utile aux arbitrages à rendre s’agissant de l’allocation des ressources.

A ce titre, participer aux commissions hebdomadaires d’instruction.

Ses missions s’exercent en lien étroit avec les directions du pôle solidarités et des autres pôles, en particulier avec :

• La direction des ressources humaines qui est un interlocuteur quotidien ;
• Responsables Administration Générale (RAG) des Maisons du Département Solidarités dans le cadre des demandes.

Dans ce cadre le gestionnaire de dossier a pour missions :

• de participer régulièrement au collège métier des RAG animé trimestriellement par la MPR, et ponctuellement aux autres collèges métiers ou instances animées par le SGA ou qui nécessitent sa participation ;
• de répondre régulièrement aux sollicitations des agents du secrétariat général adjoint, et plus largement des agents du pôle, sur les sujets relatifs à l’accompagnement professionnel de la MSDAPP ;
• de contribuer aux missions ponctuelles relatives à l’accueil des stagiaires et des apprentis (recensement des tuteurs, organisation de réunions, contacts avec les centres de formation.
• aux avancements de grade et promotions internes, au suivi des marchés de supervision et d’analyse de la pratique ;

A la demande du SGA, le gestionnaire de dossiers du secrétariat mutualisé peut être amené à réaliser et mettre en forme des statistiques, des compte-rendu ou autres écrits professionnels, et à participer à toute démarche qui engage.

Enfin, il est amené à prendre en charge des missions relevant de la logistique (réaliser des commandes et la réception des matériels et fournitures, assurer la remontée des demandes d'intervention et le suivi des travaux d'entretiens, des déménagements, de l’installation ou du renouvellement des outils informatiques et de téléphonie, gérer le planning d'occupation des

L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emplois et son grade. Profils recherchés Savoir :

• connaissance de l’organisation des services et de l’administration départementale ;
• connaissance des missions du Pôle Solidarités et des métiers sociaux et médico-sociaux ;
• connaissances en matière de ressources humaines appréciées.

Savoir-faire :

• capacité d’analyse et de synthèse ;
• maitrise des techniques rédactionnelles ;
• maitrise de l’outil et des logiciels informatiques utiles à l’activité (Excel surtout, Word, Outlook, Powerpoint...).

Savoir-être :

• capacités d’écoute et de communication ;
• capacités relationnelles ;
• adaptabilité, réactivité ;
• disponibilité ;
• aptitude au travail en équipe et en réseau ;
• rigueur, méthode et organisation ;
• force de propositions ;
• loyauté et discrétion.
Il y a 20 jours