chef du service courrier

Mission générale

Sous l’autorité du directeur de l’Accueil et Qualité, vous êtes responsable du service Courrier, comprenant les cellules Courrier, Affranchissement et Appariteurs, et encadrez une équipe composée de onze agents.

Vous êtes, en outre, chef de projet de la Gestion de la Relation Citoyenne, et à ce titre, vous êtes chargé du pilotage du logiciel de gestion de la GRC et de ses évolutions.

Vous êtes garant de la bonne conduite du projet, et êtes l’interlocuteur de référence tout au long du processus. Vous assurez, en lien avec les directions concernées, les actions relatives à la conduite du changement en vue de la mise en œuvre de nouvelles pratiques dans le traitement dématérialisé du courrier.

Principales activités

• Assurer l’encadrement des agents du service (plannings, gestion des congés, évaluations, recrutement ),
• Superviser et veiller au traitement des courriers entrants (support papier, email et Web) : numérisation, enregistrement et transmission vers les services de la Ville,
• Optimiser la gestion des courriers sortants (gestion des tarifs et réalisation d’envois en nombre),
• Assurer la mise en place de procédures en vue d’optimiser les dépenses d’affranchissement de l’ensemble des services en prenant compte leurs besoins respectifs,
• Assurer l’élaboration du budget du service et le suivi de son exécution,
• Présenter les tableaux de bord mensuels relatifs aux frais d’affranchissement au regard de l’effort de réduction des coûts et analyser les évolutions.

Chef de projet de la Gestion de la Relation Citoyenne (GRC)

• Moderniser les opérations relatives à la gestion du courrier dans un souci d’amélioration continue de la qualité de traitement,
• Définir les besoins en fonction des enjeux du service courrier, service utilisateur et prescripteur, mais également en fonction des enjeux de l’ensemble de l’administration municipale : être force de proposition pour permettre l’évolution des process liés à la dématérialisation du courrier en lien avec l’ensemble des directions opérationnelles,
• Accompagner les utilisateurs du logiciel dans l’appropriation de l’outil en incluant des formations internes et la conduite au changement,
• Élaborer les guides de procédures fonctionnelles,
• Centraliser les dysfonctionnements et recenser les besoins d’évolution de l’application,
• Concevoir, en étroite collaboration avec la direction des Systèmes d’Information, un cahier des charges fonctionnel,
• Analyser les offres des différents éditeurs de logiciels de dématérialisation.

Compétences et qualités requises

Titulaire d’un diplôme de formation supérieure de type bac + 2 en gestion / administration, vous justifiez d’une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.

Rigoureux, organisé et méthodique, vous maîtrisez les enjeux de modernisation de l’action publique et des outils de gestion des courriers dans une recherche d’amélioration constante de la qualité de traitement.

Vous êtes force de proposition et êtes à l’aise avec la gestion de projet et le travail en transversalité.

Vous disposez de compétences managériales et d’une aptitude à l’animation d’équipes. Vous avez des qualités rédactionnelles et relationnelles.

Vous maîtrisez parfaitement l’outil informatique et le pack office.

Vous faites preuve d’écoute, de discrétion et d’adaptabilité.