Technien en gestion administrative (Ed Ulm) (F/H)

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création.

Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires.

Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité.

L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL

Missions

Activités principales

Nature du recrutement : ouvert exclusivement aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi (BOE)

MISSION PRINCIPALE

En votre qualité de Technicien en gestion administrative, vous intervenez sur un poste mutualisé entre le service des Editions Rue d’Ulm (quotité d’affectation : 80%) et la Direction de la communication (quotité d’affectation : 20%).

Au sein de ces deux structures, vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière.

ACTIVITES PRINCIPALES

Service des Editions Rue d’Ulm (80%) :

Assurer le suivi et la gestion administrative des ouvrages vendus ainsi que la gestion des stocks de livres réparti sur 3 sites différents (Ulm 45, Ulm 46 et Montrouge)

Suivre la correspondance et les achats des abonnés aux revues internes

Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d’événements liés aux activités des Editions Rue d'Ulm (conférences, réunions, séminaires, colloque, braderie)

Assurer la gestion financière du service (budget d’environ 100K€ / an)

Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service

Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Direction de la communication (20%) :

Gérer des agendas partagés (pour les événementiels des départements et structures de l'école notamment)

Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l'adresse générique du pôle communication et distribution des tâches en fonction des sujets

Apporter un soutien administratif et logistique à l'organisation d'événements institutionnels

Mettre en ligne des contenus (web principalement)

Suivre les prestataires (demande de devis, étude comparative, renouvellement des prestations, ...)

Assurer le suivi des dépenses des lignes de crédit du pôle de la communication

Suivre les stocks (fournitures, plaquettes, flyers, goodies, ...)

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Pour le service des Editions rue d’Ulm, des déplacements ponctuels sont à prévoir entre les sites de l’ENS (Panthéon, Montrouge et Jourdan).

CHAMPS DES RELATIONS

En interne : service financiers, informatique, logistique, enseignants et chercheurs

En externe : clients en France et à l’étranger, diffuseurs-distributeurs

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

COMPETENCES ATTENDUES

Diplôme : Baccalauréat en secrétariat, assistanat, gestion administrative

Connaissances :

Connaissance de base en gestion financière

Connaissance appréciée de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique

Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :

Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique) ;

Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances

Savoir travailler en équipe

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion

Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion

Compétences comportementales :

Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux

Être réactif et avoir une grande capacité d’adaptation

Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de l’accompagnement des publics

Qualités rédactionnelles et relationnelles

Sens de la confidentialité des informations traitées

MODALITES DE CANDIDATURE ?

1 - Télécharger le dossier de candidature sur le du mardi 02 avril au mercredi 15 mai 2024

2 Le retourner dument complété avant le 15 mai 2024 cachet de la poste faisant foi à l’adresse indiquée en page de couverture du dossier.

Poste à pourvoir le : à partir du 01 septembre 2024

Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 - Paris

Quotité de travail : 100 %

Contrat : CDD de 12 mois, éventuellement renouvelable, et pouvant aboutir à titularisation

Rémunération : selon grille et expérience

Conditions de travail :

37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés / RTT par an

Télétravail possible

Diplôme et expérience professionnelle