Secrétaire d’établissements H/F

Description du poste

Itinova recherche pour son pôle administratif des établissements en Vaucluse situé à Vaison la Romaine une secrétaire H / F.

Itinova est un groupe sanitaire, social et médico-social à but non lucratif, au service de la Personne. Structuré en 6 pôles d’activités, Itinova intervient dans les champs du handicap adulte et enfant, de la protection de l’enfance, de la précarité, de l’accueil des personnes âgées et du sanitaire.

Aujourd’hui, il rassemble autour de son siège situé à Villeurbanne, 2665 professionnels, 70 établissements et services, permettent d’accompagner plus de 7 300 personnes parmi les plus vulnérables, en situation de handicap, d’exclusion ou de perte d’autonomie, à tous les âges de la vie.

Description du poste : Le poste de secrétaire est situé à Vaison la Romaine au sein de l’EANM La Ramade mais il rassemble dans les tâches le secrétariat de l’EANM La Rouvillière également, situé à Vaison la Romaine.

LE POSTE

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des établissements en Vaucluse et en lien avec l’ensemble du pôle de direction et administratif, vos domaines d’intervention et principales missions sont :

Assurer l’accueil physique et téléphonique

Réceptionner les appels téléphoniques, accueillir les personnes se présentant physiquement (familles, partenaires, professionnels, fournisseurs, formateurs...)

Informer et orienter les personnes

Assurer des activités administratives

Créer, enregistrer et tenir à jour les dossiers

Préparer les contrats de séjours et les documents à transmettre aux personnes accompagnées et / ou familles au moment de l’admission

Assurer le suivi de la signature et de l’enregistrement au dossier des documents

Assurer le suivi des documents nécessaires au départ ou sortie des effectifs d’une personne accompagnée

Tenir à jour l’ensemble des dossiers

Suivi de l’archivage des dossiers des personnes accompagnées

Participer aux activités de suivi de données, saisie d’éléments de facturation...

Faire circuler les informations auprès du pôle administratif, de la direction, des professionnels

Gérer la logistique de projets ponctuels

En lien avec l’Assistante de Direction :

Assurer la frappe des courriers (familles, mandataires judiciaires...)

Assurer les états des lieux entrants et sortants

Participer au suivi statistique, enquêtes etc...

En lien avec les deux Cheffes de Services :

Faire les demandes de contrats à durée déterminée en temps et en heure auprès du gestionnaires paies selon les indications données par les deux CS

Editer à réception ces contrats, les faire signer et les distribuer

Assurer des activités de secrétariat

Ouvrir, Enregistrer, distribuer, expédier les courriers

Assurer la frappe de notes, courriers, rapports, comptes-rendus, attestations, tableaux divers

Organiser et assurer l’archivage de différents dossiers