Assistant - Masters Erasmus Mundus H/F
- Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’
- Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingé
- nierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe é
- troitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliqué
- es pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes é
- coles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la ré
- ussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une socié
- té en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compé
tences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie.
- Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’
- une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-é
conomiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https : / / www.universite-paris-saclay.fr
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-ê
tre au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
La personne recrutée assistera deux chargées de projets et un chargé de coopération internationale dans la gestion de 3 masters conjoints Erasmus Mundus gérés par la Faculté des Sciences d’Orsay :
- SERP master-serp.eu
- LASCALA master-lascala.eu
- QUARMEN master-quarmen.eu
- La personne recrutée travaillera en étroite relation avec les agents du Pôle Relations Internationales de la Faculté des Sciences, les services administratifs de l’Université Paris-Saclay (Service Budget et Finances, Agence Comptable, Divisions des Formations &
Scolarité, Direction des Relations Internationales, etc.) ainsi que les coordinateurs scientifiques des projets.
Activités principales de l’agent :
- Assurer le suivi pédagogique des masters Erasmus Mundus :
- Récupérer les notes en interne et auprès des partenaires étrangers, établir la correspondance des notes entre pays partenaires
- Saisir les résultats dans le logiciel Apogée, éditer les relevés de notes et autres documents pédagogiques, établir des traductions si nécessaire
- Participer aux réunions pédagogiques, à l’élaboration des emplois du temps, à la réservation des salles et à l’organisation des examens
- Diffuser des offres de stages, établir les conventions de stages
- Planifier et organiser les soutenances de stage
- Préparer les dossiers d’heures complémentaires de cours
- Assurer le suivi de la gestion financière (préparer et suivre les commandes), organiser les missions des agents de l’université et des partenaires étrangers (prise de billets et réservation d’hôtels)
- Organiser le suivi des candidatures et de la sélection des étudiants (vérification des dossiers, relance)
- Fournir une aide à l’inscription des étudiants internationaux (préinscription, prise de rdv, contrôle des documents)
- Préparer des documents et certificats nécessaires aux démarches administratives des étudiants internationaux (pour les demandes de logement, de visa / permis de séjour)
- Accompagner la mobilité des étudiants internationaux
- Participer à la promotion des masters et à la gestion des réseaux sociaux
- Aider à l’organisation des évènements (conférences et séminaires, remise des diplômes, écoles d’été, évènements culturels)
- Assurer l'assistance logistique et technique du service et des cours
- Répondre aux demandes d’information en interne (services administratifs, étudiants) et en externe (candidats, partenaires)
- Gérer, diffuser et archiver les informations et la documentation relevant de ces activités
Formation BAC+2 type DUT, BTS
Connaissance, savoir :
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur français et européen
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Connaissance des outils informatiques et de communication les plus courants
Compétences opérationnelles :
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
- Savoir gérer les situations d’urgence
- Savoir gérer plusieurs activités en parallèle dans des délais contraints
- Etre capable d’apprendre rapidement
- savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle
- Savoir appliquer des procédures et des règles
Compétences comportementales :
- Sens de l’organisation
- Autonomie
- Capacité d’adaptation
- Sens relationnel et diplomatie
- Rigueur
- Sens critique