Assistant de direction (H/F)

Description du poste :

Rattaché au service à compétence nationale de l’action sociale des armées (DRH-MD / SCN ASA), le Centre territorial d’action sociale (CTAS) de Lyon met en œuvre la politique sociale définie par le ministère.

Il est implanté sur 3 régions administratives avec 44 implantations de proximité sur la zone Sud-Est. Cet emploi est situé au sein de la portion centrale (siège) du CTAS ( Lyon 7ème ).

Le secrétaire de direction assure le secrétariat de la direction du CTAS de Lyon en binôme avec un autre secrétaire de direction.

Ce binôme prend en charge de manière polyvalente les activités rattachées aux deux postes, sans lien hiérarchique entre les deux secrétaires de direction.

Il est chargé d’accueillir et d’orienter les correspondants, d'assurer une assistance organisationnelle optimale au directeur et à ses adjoints, ainsi qu’aux autres cadres de direction occasionnellement.

Il contribue à la conception et à la mise en forme de la communication et relaie l’information au sein du réseau, en lien avec le chargé de communication, sous la responsabilité de la direction.

Il est en liaison avec les entités internes et externes du réseau (administration centrale, SCN ASA, Etats-majors, directions, etc.).

ses fonctions :

• Contribuer à l’organisation et au fonctionnement de la direction
• Assurer l’accueil et le filtrage téléphoniques
• Assurer le suivi des agendas
• Suivre la gestion et le suivi des déplacements
• Assurer un suivi global des échéances et des priorités
• Assurer la gestion du courrier arrivée et départ, via les différentes messageries officielles ou non dématérialisées
• Actualiser les supports de communication et les relayer au sein du réseau social en lien avec le chargé de communication
• Assurer le soutien logistique du siège au CTAS en lien avec la section des moyens généraux
• Assurer le suivi et la gestion de la carte achat de la direction (activité propre à l’un des deux secrétaires de direction)
• Assurer le suivi de la programmation des comités sociaux
• Rédiger les comptes rendus et courriers de la direction
• Assurer le suivi de la composition des comités sociaux et des commissions restreintes en lien avec la CTD et l’AAG
• Contribuer à l’organisation des actions de cohésion du siège du CTAS
• Assurer l’assistance dans le cadre de l’organisation et du suivi des contrôles de fonctionnement des antennes d’action sociale en lien avec la CTD
• Participer à l’organisation des journées d’accueil trimestrielles des nouveaux arrivants ainsi que des journées zonales semestrielles
• Participer à l’organisation des journées d’études tous les deux ans et des rendez-vous majeurs du CTAS siège
• Participer à l'élaboration des bilans d'activité
• Participer à des travaux ou études spécifiques
• Assurer une suppléance ponctuelle au sein du siège du CTAS en fonction des charges de travail, dans un état d’esprit d’équipe et de solidarité professionnelle

Description du profil :

Expérience de secrétariat et d'accueil souhaitable, mais non obligatoire

Compétences attendues

• UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
• SYNTHESE DES INFORMATIONS
• TRAVAIL EN EQUIPE
• ORGANISATION ET METHODE
• EXPRESSION ECRITE
• UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
• MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
• EXPRESSION ORALE
• ADAPTABILITE
Il y a 16 jours