Assistante de Direction h/f

L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes.

L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de CY Initiative .

Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.

CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :

• Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
• Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
• Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.

CY Cergy Paris Université s’est engagé dans un processus d’amélioration de sa politique en matière de ressources humaines (démarche Human Resources Strategy for Researchers) et a obtenu le label Excellence in Research.

Ce label représente un atout pour :

• Améliorer la qualité de l’emploi, du développement des compétences et de l’environnement de travail des chercheurs (responsabilité sociétale des entreprises, qualité de vie au travail).
• Développer l’attractivité de l’établissement,
• Soutenir une forte ouverture à l’international.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

Vos missions

Les activités principales :

Apporter son aide, autant que de besoin, et à la demande de la direction, à tout service de la Direction.

Gestion financière de la Direction :

• Éditer des BDC et / ou suivre avec le CSP Dépenses (Direction des affaires financières) les BDC de son ressort ;
• Faire le suivi fournisseurs autant que de besoin dans la préparation d'une commande ou a posteriori (relance facture) ;
• Assurer le suivi budgétaire des dépenses / recettes ;
• Gérer les ordres de missions de la direction et de ses services ;
• Faire l'interface avec les autres gestionnaires et avec la coordinatrice des moyens financiers et RH de la direction formation.

Gestion RH :

Gestion des congés des personnels ; suivi des dossiers de recrutement et de paiement des emplois étudiants / enseignants ;

suivi, transmission et archivage des dossiers d'entretien annuel de tous les agents de la direction.

Mise en place des nouveaux arrivants (procédures, poste téléphonique, ordinateur ...)

Assistanat sur les projets et actions de la direction et des services :

• Assurer le secrétariat de direction de la directrice et des services en traitant courrier, agenda, suivi des dossiers transversaux ;
• Prendre en charge certains projets de la direction (mise en place de statistiques / indicateurs de suivi de l’activité, amélioration continue des procédures, projets de communication interne / externe, soutien aux actions, projets, etc.) ;
• Préparer, organiser et participer aux réunions de direction. Rédiger les comptes rendus de réunions ;
• Mettre en place / suivre un archivage des données et s'assurer de la mise à jour constante des outils de pilotage de la direction ;
• Apporter une aide logistique et technique dans la gestion des projets ;
• Sécuriser le respect des plannings et les retours sur les demandes de la direction ;
• Faire l'interface avec les autres directions, notamment assurer le ticketing (Pôle infrastructures) ;
• Appliquer / améliorer les process permettant d'optimiser les circuits au sein de la direction ;
• Assurer la logistique des événements, en particulier ceux pilotés par le service diversification pédagogique ;
• Participer aux actions de communication des services (publication de textes sur les différents supports numériques) ;
• Assurer un reporting pro-actif de ses activités.

Vos compétences

Profil :

• Maîtrise de la communication écrite et orale Respect des procédures mises en place
• Capacité à travailler en collaboration et en transversalité
• Capacité à rassembler, synthétiser et partager l'information
• Capacité de planification / Gestion des priorités
• Avoir l’esprit d’équipe et du collectif / Savoir fédérer les équipes dans la bienveillance
• Connaissance de l'enseignement supérieur, de l’environnement professionnel, des services internes de CYU, des composantes
• Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie électronique
• Maîtrise du logiciel SIFAC
• Maîtrise du logiciel SAGHE
• Connaissance de l’anglais bienvenue
• Sens de la confidentialité des informations et des données Réactivité, anticipation, adaptation
• Aisance relationnelle / Gestion du stress
• Intérêt pour les questions de Transition écologique et sociétale bienvenu

Avantages

Conditions de travail :

• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement / mutation) et aux agents non titulaires
• CDD 12 mois basé à Cergy
• 52 jours de congés à l'année
• 38h35 par semaine
• Poste à pourvoir dès Janvier 2024
• Politique de formation interne développée

Rémunération :

• Selon expérience & grilles de la fonction publique Catégorie B
Il y a 1 jour