Assistant / Assistante de gestion administrative

Description du poste

La Business Unit Villes & Territoires d’ARTELIA a vocation à imaginer, concevoir et aménager des villes et des territoires plus efficaces, harmonieux et durables.

Regroupant historiquement les équipes de proximité dans le domaine des infrastructures hydrauliques et urbaines, cette Business Unit pilote également le développement d’ARTELIA dans le domaine des déchets, des réseaux de chaleur urbains, des énergies renouvelables, des infrastructures aéroportuaires, de la ville intelligente

En région Ouest, 220 femmes et hommes pluridisciplinaires, proches et réactifs œuvrent au quotidien aux côtés de leurs clients publics et privés sur tout le cycle de vie de leurs projets.

Nos domaines d’activité sont relativement étendus, entre autres :

• L’aménagement de la Ville et ses équipements
• L’aménagement du territoire
• L’hydraulique urbaine et pluviale
• L’environnement & l’écoconception, la biodiversité, la nature en ville
• Les bâtiments publics et privés

Nos métiers couvrent une large palette de missions, dont; Maîtrise d’œuvre, OPC, Planification, Assistance à Maîtrise d’Ouvrage et Conseil

L’agence Caraïbe - Guyane regroupe une équipe de plus de 20 personnes, animée par un Directeur d’agence et 3 responsables d’antenne sur chacun des territoires où sont implantés nos établissements pérennes ;

aux Abymes en Guadeloupe, à Cayenne en Guyane et à Grand-Case à Saint-Martin. L’agence intervient dans la quasi-totalité des domaines d’activité cités ci-dessus.

Poste à pourvoir

Nous recherchons un.e Assistant.e administratif.ve qui sera basé.e au sein de notre établissement de Cayenne en Guyane et intégrée à notre équipe administrative d'agence .

Sous la responsabilité du Directeur d'agence et du responsable d'antenne, vos missions principales consisteront à :

• La gestion quotidienne de l’antenne de Cayenne :
• Accueil téléphonique et physique et gestion des courriers,
• Gestion des fournitures et des contrats de prestations de services liées au bon fonctionnement de l’antenne
• La gestion administrative des affaires :
• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires
• Prise en main de la facturation (interne et externe)
• Rédaction de courriers ou rapports
• Gestion du recouvrement
• Traitement des situations de travaux des entreprises
• La gestion des appels d’offres de marchés publics :
• Assistance aux ingénieurs pour réponses aux appels d'offre (marchés publics),
• Gestion et reporting administratifs des appels d’offre et sujets commerciaux au travers des outils du Groupe

Qualifications

Vos atouts

De formation Bac+2, type BTS Gestion de la PME ou équivalent, vous présentez impérativement une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire.

La qualité de votre travail attendue sera juste (sur le fond) et soignée (sur la forme) au travers d’une qualité rédactionnelle irréprochable et d’un maniement des chiffres précis.

Compétences nécessaires :

Vous êtes en maitrise parfaite de l’environnement (Windows) et les outils informatiques qui représenteront 95% du temps passé dans votre fonction.

Le Pack Office n’a aucun secret pour vous, notamment :

• Excel (niveau confirmé minimum : formules, tris, calculs conditionnels)
• Word (niveau intermédiaire : mise en forme, entête / pied de page, styles, champs, révisions, commentaires, tabulations )
• Outlook (gestion efficace et sereine de boites mails professionnelles)
• Une connaissance des procédures d’appels d’offres pour répondre aux marchés publics serait une valeur ajoutée indéniable

Nous vous offrons la possibilité de mettre à profit vos compétences dans un environnement challengeant, riche en perspective d'évolution.

Au sein de nos équipes, vous pourrez très rapidement être autonome sur les missions qui vous seront confiées, pour cela nous comptons sur votre agilité et votre capacité de prise d'initiatives pour contribuer activement au développement de notre activité.

Nous proposons à nos collaborateurs une rémunération (salaire / primes / avantages) et des conditions de télétravail attractifs au sein d’une équipe jeune et motivée.

Informations supplémentaires

Notre contrat social

Chaque collaborateur est essentiel, raison pour laquelle il est associé à l’avenir et au développement du Groupe. Notre richesse et notre singularité, c’est notre capacité à vous offrir :

• Une entreprise sociale et citoyenne (accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, Fondation Artelia)
• Une organisation du travail modulable (télétravail, RTT, temps partiel choisi)
• Une politique de partage des résultats (intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans)
• Des opportunités de carrière et une volonté d’accompagner les challenges professionnels (politique formation individualisée, parcours métiers, innovation, mobilité)

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

• Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
• Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
• Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.

Si c’est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d’un café ou lors d’un déjeuner

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif .

En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.