Collaborateur au service des assemblées (H/F)

Le poste de Collaborateur au service des assemblées (H / F)

MISSIONS du POSTE

Seconder le responsable de service dans l'administration des instances communales et intercommunales.

Votre mission principale vise à sécuriser et garantir la qualité du processus délibératif de la commune de Quimper, de sa communauté d'agglomération ( Quimper Bretagne Occidentale ) et des trois syndicats mixtes associés (Sivalodet ;

Sidépaq ; Symescoto), dans le cadre de la législation en vigueur.

Vous travaillez au sein d'une équipe de 4 agents, à même de vous former et de vous accompagner, placés sous l'autorité hiérarchique du responsable du service des assemblées.

1 / Administration des instances communales et intercommunales :

• Mettre en oeuvre les procédures relatives aux instances délibérantes (conseils et comités) et non-délibérantes (bureaux, commissions)
• Assurer le suivi des conseils municipaux ou communautaires (centralisation et contrôle formel des projets d'actes, visas administratifs internes, etc.)
• Suivre les autres instances intercommunales (syndicats)
• Gérer au quotidien le flux des actes des exécutifs locaux pris dans le cadre de leurs pouvoirs propres (arrêtés) ou dans le cadre de la délégation des assemblées délibérantes (décisions)
• Expédier aux élus, dans le respect des délais réglementaires : calendriers, convocations, ordres du jour et notes de synthèse
• Rédiger, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, délibérations, etc.)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
• Réaliser l'illustration visuelle (diaporama) des séances

2 / Garantie du caractère exécutoire des actes :

• Assurer la publicité des actes
• Transmettre des actes et des pièces annexes au contrôle de légalité

3 / Tâches postérieures aux séances :

• Rédiger des comptes-rendus des séances des conseils et bureaux
• Assurer la tenue des registres des actes
• Alimenter les bases informatiques recueillant les données relatives aux instances, à destination des services (intranet) et du public (internet)

4 / Participation au contrôle interne de légalité des projets d'actes, en cas d'indisponibilité du responsable de service

5 / Assistance aux séances des conseils en soutien au responsable de service :

Assurer la préparation matérielle et, le cas échéant, assister aux séances des conseils ; secrétariat de séance (vérification du quorum, décompte des votes, signature du registre, enregistrement des débats...)

Rémunération composée d'un traitement indiciaire mensuel et d'une prime mensuelle liée au poste occupé. Complément indemnitaire annuel selon actions spécifiques exercées.

Equilibre vie professionnelle / vie personnelle facilité :

• Horaires de travail variables selon l'organisation de service
• Possibilité de télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
• 25 jours de congés annuels, 2 jours de fractionnement, jusqu'à 25 RTT (base temps complet)
• Supplément de rémunération selon la composition familiale

Accompagnement et développement de vos compétences :

• Matinée d'accueil des nouveaux arrivants
• Large offre de formation
• Accompagnement dans vos projets d'évolution professionnelle tout au long de la carrière grâce à une conseillère en évolution professionnelle dédiée

Avantages :

• Flotte de véhicules de service et de vélos électriques
• Compte épargne temps (titulaire ou contractuel de + 1 an)
• Adhésion volontaire à la mutuelle et prévoyance avec participation employeur
• Adhésion au comité des oeuvres sociales
• Restaurant administratif avec participation employeur
• Prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport collectif

Réunions en soirée occasionnelles

Le profil recherché

• Avoir des notions et de l'intérêt pour l'environnement institutionnel et juridique des collectivités territoriales
• Maîtriser les logiciels appliqués au domaine d'activité
• Avoir une maîtrise impérative de l'expression écrite
• Savoir très bien rédiger
• Réactivité, rigueur et sens de l'organisation (anticipation, respect des délais, des priorités...)
• Qualités relationnelles (communication, sens de la négociation)
• Goût pour le travail en équipe
• Disponibilité, autonomie et initiative

Lieu de travail : L'entreprise

L'entreprise

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