Agent d'accueil et de gestion administrative

Détails de l'offre

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Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi La commune de Neuvic (3600 habitants) recrute un(e) agent(e) d'accueil et de gestion administrative à temps complet, sous l'autorité de la Directrice Générale des Services.

L'agent aura pour mission d'accueillir le public, de l'orienter et de lui apporter une assistance administrative. Missions / conditions d'exercice Missions du poste

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur général des services, l'agent assure les missions :

• accueil physique et téléphonique du public ;
• accompagnement dans les démarches administratives initiales
• instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres ;
• état civil - cimetière ;
• travaux de bureautique ;

DÉFINITIONS DES TACHES

• Accueil téléphonique et physique du public :
• accueillir le public ;
• prendre des messages ;
• recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
• mettre en relation les correspondants ;
• Accueil et renseignement du public :
• comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence ;
• orienter vers les services et personnes compétents :
• identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information,
• s'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder au service identifié,
• aider à la rédaction de documents administratifs ;
• gérer le planning des salles : réservation et contrats de location, transmission des consignes de sécurités liées à leur utilisation.
• Accompagner dans les démarches administratives initiales :
• traitement des demandes d'état civil, des inscriptions sur la liste électorale, des dossiers d'aide sociale ;
• aider les personnes à rédiger les documents administratifs et vérifier que le dossier nécessaire à la démarche soit complet ;
• intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes ;
• Instruction des titres d'identité, passeports
• gérer les rendez -vous et renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement des titres,
• traiter les demandes, renseigner les recueils complémentaires et délivrer les titres.
• État civil - Cimetière
• Fonctions d'officier d'État civil - instruction, constitution des actes d'état civil, tenue administrative des registres
• Procéder au recensement militaire
• Gestion du cimetière : accueil et conseil aux familles, délivrance et contrôle les titres de concessions, mise à jour des registres et les affichages du cimetière, préparation des dossiers pour les inhumations ou exhumations et gestion de toutes les opérations d'attribution, mutation, renouvellement et reprise des concessions
• Réaliser et mise en forme de travaux de bureautique
• gérer le courrier ;
• rédiger les courriers courants, création de tableaux ;
• délivrer les débits de boissons, licences et autorisations ;
• élaborer des rapports d'activités ;
• préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d'état-civil ;

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Relations en interne avec les différents services et les élus ;
• Relation avec la communauté de Communes Isle Vern Salembre ;

Temps de travail 35 / hebdomadaire + heures supplémentaires permanence mensuelle 1 samedi matin / 4 Profils recherchés COMPÉTENCES

Savoir-faire :

• maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
• connaitre le cadre règlementaire et les domaines de compétences des collectivités et leur organisation
• connaitre la réglementation en matière d'état civil
• savoir respecter les délais règlementaires
• délivrer une information de qualité
• enregistrer correctement les messages
• capacité à rendre compte à la hiérarchie
• capacité d'analyse et de synthèse
• savoir reformuler les demandes

Savoir-être :

• qualités relationnelles, se montrer souriant, disponible, aimable et à l'écoute
• s'exprimer clairement,
• être rigoureux et méthodique
• être réactif et autonome
• savoir gérer son stress, faire preuve de patience
• respecter la confidentialité, faire preuve d'une très grande discrétion et réserve
• conserver neutralité et objectivité face aux situations,
• sens de l'écoute et du travail en équipe
Il y a 14 jours