Assistante de Direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi 1.Volet stratégique de la direction

• Assister la direction dans la prise de décisions stratégiques
• Élaboration des tableaux de bord de la direction dans divers

domaines (indicateurs)

Assurer une veille et diffuser les informations internes

et externes aux différents agents

• Mettre en place et assurer les process
• Gérer la communication interne et externe de la direction
• Gérer des projets spécifiques attribués par la direction Missions / conditions d'exercice 2.Gestion budgétaire et financière

Élaboration du budget primitif

• Etre le lien entre la direction des finances et des agents pour l’élaboration des étapes budgétaires (OB, BP, BS et DM)
• Centraliser, traiter et synthétiser les informations de chaque service afin d’établir les documents de travail
• Saisir le budget général et le budget du laboratoire dans le logiciel de gestion comptable
• Assurer le suivi de consommation du budget de la direction
• Assister les comptables de la direction dans la préparation de l’ouverture et de la clôture bugétaire

3.Organisation et planification

Optimiser la gestion de l’activité du directeur

• Gérer les appels téléphoniques, les prises de rendez-vous et les courriels
• Organiser et planifier les réunions en interne et externe
• Centraliser les informations et préparer les dossiers pour les réunions
• Planifier et organiser les déplacements (logistique et administratif)

4. Rédaction et suivi administratifs

• Concevoir, rédiger et transmettre les diverses correspondances de la direction : lettre, note, fiche de décision, compte rendu
• Préparer et présenter des rapports et analyses
• Enregistrer et diffuser le courrier arrivé
• Enregistrer et suivre les parapheurs de la direction
• Assurer la prise de notes et rédiger les comptes-rendus lors de réunion
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers confiés
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers confiés

5.Gestion des rapports

Sessions départementales

• Assister et accompagner les agents de la direction dans la préparation de leurs rapports
• Rédiger tous les rapports de la direction en lien avec les agents concernés
• Suivre les étapes du circuit de validation et de visa des rapports dans le logiciel Kdelib

6.Correspondant Ressources Humaines (RH)

• Assurer le suivi RH de chaque agent en lien avec la direction des ressources humaines
• Faire appliquer les procédures RH
• Accompagner les agents de la direction dans l’utilisation de la solution de gestion du temps Profils recherchés Titulaire d’un diplôme BAC+2Connaissance de l’organisation et du fonctionnement

dans le domaine de l’assistanat de directiondes collectivités locales

Notion de base du domaine informatique

et numérique

Bureautique : EXCEL

EXCEL

WORD

POWERPOINT

OUTLOOK

Expérience :

Expérience significative dans ce domaine

Application métier :

GRAND ANGLE, ETEMPTATION, KDELIB, OFFICE 365

Détails :

• Accès à des données sensibles
• Adaptabilité et flexibilité : adapter et prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes
• Rigueur et organisation : prioriser et planifier sa propre charge de travail,
• Sens du relationnel : aisance pour échanger avec ses interlocuteurs directs dans le cadre de ses activités
• Bonne rédaction et communication
• Discrétion et esprit d’analyse
• Force de proposition
• Autonomie

Travail en étroite collaboration avec le directeur : soutien administratif et organisationnel