Assistant de direction/Assistante de direction

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, nous recherchons pour notre Direction EMEA un(e) :

Assistant de direction & Responsable des Services Généraux (F / H) en CDD

Missions

Rattaché(e) à notre Vice-Président, votre poste se découpe en deux missions principales :

Assister au quotidien le VP Elkem Silicones et faire le lien avec l’équipe Division basée en Chine

• Etre un véritable relais avec les interlocuteurs chinois (la maison mère et les filières chinoises) et gérer les réceptions et les délégations importantes ;
• Assurer une interface avec tous les membres de l’équipe Top management Elkem Silicones ;
• Organiser l’agenda des réunions du VP et ses déplacements ;
• Organiser les réunions périodiques pour l’équipe de Direction ainsi que les séminaires de la Direction Générale ;
• Prendre en charge la gestion administrative : notes de frais, gestion des commandes pour le compte Direction Générale, Facility et quelques autres fonctions ;

Assurer la gestion, le suivi, l'animation des services généraux du Danica (Siège Social)

• Gérer, au quotidien, les locaux et les infrastructures du Danica ;
• Faire le lien avec la Régie, les autres locataires, le service maintenance du site de production de Saint-Fons et l’ensemble des prestataires des services généraux du Danica ;
• Assurer la supervision et l'animation de la fonction sous-traitée Accueil Danica ;
• Gérer et suivre les chèques restaurant y compris l'interface avec l'administration du personnel ;
• Travel Manager : interface avec Egencia, profil voyageur, suivi des normes VDMR ;
• Participer avec les Responsables opérationnels à certains projets sur le siège social ;
• Etre le garant de la bonne prise en compte de la Sécurité en collaboration avec le responsable de l'établissement ;
• Animer, avec l'appui du service QHSE, des actions de sécurité : exercices évacuation, relais SST, message sécurité, formation, etc.

Profil

Titulaire d’un diplôme BAC+2 / +3 en assistanat de direction (ou formation similaire), vous justifiez d’une expérience minimum de 3 ans dans une fonction similaire.

Une absolue rigueur dans la gestion de la confidentialité est indispensable.

Compétences métiers :

• Connaissance de la culture et de la langue chinoise
• Anglais courant
• Français serait un plus
• Maitrise des logiciels bureautiques Outlook
• SAP serait un plus
• Connaissance de l’outil Wechat

Compétences comportementales :

• Responsabilité / responsabilisation : vous acceptez de prendre vos responsabilités en tout intégrité, affichez un engagement fort pour la réussite d’Elkem Silicones et encouragez les autres à en faire de même.
• Travail en équipe : vous collaborez avec les autres pour atteindre les objectifs du groupe.
• Orientation client : vous améliorez la qualité des services aux clients externes et internes en continue.
• Adaptabilité réponse au changement : vous êtes agile. Vous répondez au changement en adoptant une attitude positive et affichez une ouverture pour et / ou une volonté d’apprendre à travailler différemment.
• Planification et organisation : vous identifiez les actions et l’ordre dans lequel celles-ci doivent être accomplies pour sécuriser la réalisation efficace du travail : gestion des urgences, conflits d’agendas, gestion des priorités.
• Capacité à construire une relation collaborative et transverse : vous vous attachez à travailler avec des personnes et des organisations qui ne relèvent pas du périmètre direct de votre groupe de travail.

L’objectif est d’augmenter les chances de réussite par le partage d’idées et de moyens. Vous avez le sens de la relation interpersonnelle utile notamment pour établir des liens entre les équipe Direction Chine et hors-Chine.

Statut

Type de contrat : CDD - durée : 5 à 6 mois

Date d’embauche : Dès que possible

Zone géographique : Lyon 3ème (69)