Adjoint administratif Offres d'emploi - Clermont-Ferrand (63)

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission

Le poste sera localisé au pôle d'appui des Cézeaux au sein du service pédagogique des licences scientifiques.

Le SPLS assure au quotidien la gestion des cursus pédagogiques autour de la première année des Licences scientifiques (environ 1500 étudiants) et de l'année de Préparation aux Etudes Scientifiques. Les gestionnaires du service (2) jouent un rôle d’interface entre les différents acteurs : étudiants actuels et futurs avec leur famille ; équipes pédagogiques , partenaires extérieurs et services universitaires.

Ils/elles sont les premier-es interlocuteur.rices du public étudiant de sorte que l’accueil est une de ses missions fondamentales. Ils/elles sont un relais essentiel de l’information entre les acteurs.

ACTIVITÉS ESSENTIELLES :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative :

  • Saisie des notes et éditions des procès verbaux de jurys ;

  • Élaboration des PV et relevés de notes des N1

  • Confection des emplois du temps des portails de première année avec regroupement des étudiants (contraintes de filières, de choix d’enseignements, de disponibilité de salles, de disponibilité des enseignants) et mise à jour quotidienne des plannings à destination des enseignants et des étudiants ;

• Organisation de l’information pédagogique aux futurs étudiants dans les lycées, dans les forums et participation aux journées Portes Ouvertes et aux divers salons ;

• Gestion des contrats étudiants

• Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

Profil

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances :

• Environnement et réseaux professionnels

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

• Accueillir et prendre des messages

• Accueillir les populations concernées

• Enregistrer et classer les documents

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Applications métier) et les outils bureautiques

Compétences comportementales :

• sociabilité ++

• disponibilité

• adaptabilité au public

• adaptabilité aux méthodes de travail en constante évolution

• écoute

• fort relationnel

• implication dans la vie collective de l’Établissement.

Autres compétences (Linguistiques, informatiques…) :

• Connaissance d’ADE, APOGEE et DIVA serait un plus

• Pratique de l’anglais de base souhaitable

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Catégorie : C

• BAP J : Gestion et Pilotage

• Rémunération INM 366 : entre 1 867.02 € et 2 047.02 € brut mensuel selon expérience

• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaires

• Prise de poste : 07/09/2026

• Fin de contrat : 31/08/2027

• Congés annuel : 49 jours de congés annuels pour un temps plein (base 37h30)

• Localisation du Poste : Pôle Administratif des Cezeaux, 1, place Vasarely Campus des Cezeaux 63170 Aubière

• Protection Social Complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.

• Possibilité d’accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Participation aux frais de transports en commun

• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)

Pour l’UCA, l’inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.