Assistante administrative et financier

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Rémunération indicative selon grille indiciaire Descriptif de l'emploi Accueil Accompagnement du public

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents publics (entre 10 et 20 appels par jour sur la ligne du Pôle Jeunesse entre 10 à 20 jeunes à accueillir par jour au Pôle Jeunesse + notification sur le cahier de fréquentation et sur le logiciel IJ Stats
• Renseigner et orienter les usagers selon leur besoin : assurer le premier accueil et la prise de rendez-vous avec les chargés de mission le cas échéant
• Soutenir quotidiennement tous les publics qui sont dans les démarches administratives liées à leurs demandes et au suivi de l’accueil :
• Accompagnement à la rédaction de Cv et lettres de motivation
• Accompagnement des jeunes pour les démarches en ligne
• Organiser et gérer l'espace d’accueil : ordonner, optimiser et animer l'espace documentaire, diffuser l'information auprès du public, mettre à disposition les ressources et autres supports d'information papier et multimédias, sélectionner et mettre à jour les affichages (ex.

offres d'emploi, petites annonces, infos culturelles, infos sur les forums et salons...).

• Assurer la tenue, le suivi et l'analyse des statistiques de fréquentation physique et téléphonique, recueillir les commentaires et suggestions du public et les exploiter.
• Assurer une veille sur les réseaux sociaux et sur la boussole des jeunes Missions / conditions d'exercice Gestion financière
• Assurer les opérations relatives à la préparation et à l’exécution du budget
• Préparer les différents documents comptables et budgétaires : saisie des budgets primitifs et supplémentaires, bilans intermédiaires...
• Assurer la réception, le traitement, la vérification et le classement des pièces comptables
• Assurer le contrôle budgétaire avec la direction des affaires financières
• Réaliser les engagements et le suivi des crédits
• Contrôler les engagements et les factures du service
• Préparer les mandatements et éventuels titres de recettes
• Renseigner les tableaux de bords financiers du service
• Utiliser les logiciels de facturation, comptable, RH (avec mission de paramétrage pour l’administrateur)
• Respecter et faire respecter les procédures financières
• Rechercher, préparer et suivre les dossiers de subventions (CAF, DDCS, Conseil Général, cité éducative, Région HDF )
• Élaborer et piloter les procédures des marchés relatifs au fonctionnement du service en lien avec la direction de l’achat public

Gestion Administrative

• Organiser et assurer la gestion administrative du service.
• Gérer l’agenda du service
• Gérer le traitement et l’archivage du courrier du service
• Centraliser les informations, les rendez-vous, les messages et rendre compte au bon interlocuteur au sein du service.
• Tenir l’inventaire et la gestion des stocks des fournitures administratives, documentaires et promotionnelles
• Créer, renseigner et suivre les différents tableaux de bords du pôle selon les besoins.
• Renseigner les outils de suivi et anticiper sur les besoins relatifs à la gestion administrative .
• Respecter et faire respecter les procédures administratives
• Assurer une veille sur la documentation IJ
• Gérer l’actualisation des statistiques liées à l’activité du pôle et en assurer le reporting auprès du chef de service.
• Soutenir les collaborateurs du pôle dans les tâches administratives
• Envoi de fiches métiers aux jeunes après l’entretien avec un chargé de mission
• Assurer la relance téléphonique auprès des partenaires
• Services civiques : aide à la constitution des dossiers :

o Suivi et mise à jour des tableaux de bord

o Suivi professionnel mensuel des services civiques

o Compte-rendu après les rendez-vous

o Participation Organisation des moments de cohésion

Bourses au permis + contributions citoyennes :

o Prise de connaissance et lecture des conventions avec les jeunes

o Appels téléphoniques pour prises de rendez-vous avec les jeunes et les services de la Ville accueillant des contributions citoyennes et élaboration des conventions

o Vérification des dossiers avant passage en commission et présentation en commission

Rendez-vous Coaching :

O Relances téléphoniques préalables aux rendez-vous Coaching

O Comptes-rendus de fin de séance

O Mise à jour de tableaux de bilans

• Ateliers thématiques : relances téléphoniques préalables
• Assister le chef de service et les collaborateurs dans la production des comptes-rendus de réunion et leur diffusion.
• Assurer la préparation de bilan en interne et auprès des partenaires. Profils recherchés Compétences :

Les connaissances requises :

• Le fonctionnement des services et des procédures de la collectivité
• Les techniques de la bureautique
• Les nomenclatures et règles comptables
• Les règles des marchés publics
• Les techniques d’accueil et de traitement des demandes
• La méthodologie d’organisation et de hiérarchisation de l’information

Les savoir-faire requis :

• Autonome dans son périmètre d’activité : Sait s’organiser et prioriser ses missions
• Force de proposition pour résoudre les besoins qu’il sait identifier en termes de gestion et de fonctionnement administratif du pôle jeunesse,
• Maîtrise l’utilisation des logiciels nécessaires à la réalisation des différentes missions
• Maîtrise les procédures liées aux activités
• Connaît et communique les informations utiles aux collègues et au chef de service
• Adopte une posture neutre et de discrétion professionnelle
• Capacité à rendre compte de son activité
• Capacité à travailler en transversalité
• Les savoir-faire relationnels :
• Capacité certaine à travailler en équipe
• Pratique une écoute active et bienveillante au bénéfice de la demande et des besoins des publics,
• Travaille en partenariat actif avec les partenaires (services de la collectivité, partenaires professionnels et institutionnels)

VOS ATOUTS :

Vous savez travailler en équipe avec bienveillance et vous avez une attitude positive face aux problèmes éventuels : vous les résolvez !

VOS APTITUDES ET QUALITES :

Rigoureux et organisé, vous faites preuve d’initiatives, Autonome et force de proposition, Vous avez un sens de l’innovation, vous possédez des qualités rédactionnelles, vous êtes réactif, adaptable, possédez un sens de l’organisation, vous savez être diplomate, et possédez de bonnes qualités relationnelles.

Vous avez un esprit d’équipe, de collaboration et vous avez la capacité à vous adapter aux changements de façon positive

VOTRE PROFIL :

• Vous êtes capable de positionner votre intervention auprès des différents acteurs et de la promouvoir,
• Vous êtes capable d'organiser des interventions auprès de public dans un environnement extérieur,
• Vous êtes en recherche constante d’une qualité optimale du service rendu,
• Vous savez respecter un planning, un budget et comprendre un brief et ses enjeux,
• Vous maitrisez les outils bureautiques et numériques

Nous recherchons un collaborateur créatif, enthousiaste, dynamique et motivé, pouvant faire preuve d’initiative et d’autonomie et souhaitant intégrer une équipe qui partage les valeurs qui contribuent à faire aboutir positivement les missions en faveur de la Jeunesse.