Assistant(e) administratif(ve)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du responsable de service de l’Unité Production Culinaire Flexible (cuisine centrale) et en lien avec les responsables des pôles Achats et Production, vous assurez les tâches administratives, contribuez au suivi budgétaire et à l’élaboration des marchés.

Vous assurez le suivi de la communication et de la promotion de la structure. Vous participez à la régie de recette du restaurant universitaire.

Missions / conditions d'exercice Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier

Saisie des effectifs journaliers des restaurants scolaires sous le logiciel Fusion, mise à jour des tableaux de suivi des effectifs pour la gestion quotidienne de l'UPCF et du restaurant universitaire, facturation des repas

Vérification et export de l’information relative aux menus sur le site de la Ville et au restaurant universitaire (logiciel Fusion)

Diffusion des informations relatives aux repas aux restaurants scolaires au service Communication

Participation aux actions d’information et d’animation pour les étudiants, suivi de la communication autour d’événements spécifiques

Contribution à l’élaboration et à la passation des marchés alimentaires : assistance à la rédaction des pièces, échanges fournisseurs, participation aux tests, saisie des fiches produits après notification

Gestion et suivi du budget de fonctionnement du service (vaisselle, petit matériel, fournitures de bureau, tickets), gestion et suivi des dossiers de subventions

Rédaction des comptes rendus de réunion

Régisseur suppléant de la régie du restaurant universitaire, participation éventuelle à l’encaissement sur le temps méridien

Toute autre mission en cas de nécessité de service au sein de la direction Profils recherchés Savoirs

Maîtriser l'outil informatique : logiciels de bureautique et métier (Fusion)

Connaître les procédures des marchés publics

Connaître le cadre administratif de la collectivité

Connaître les règles budgétaires et comptables des finances publiques

Être capable d'analyser et avoir l’esprit de synthèse

Développer des outils de promotion du service

Savoir faire

Savoir prendre des notes et être à l’aise dans la rédaction de documents

Être rigoureux, organisé et méthodique, savoir anticiper

Capacité à écouter

Être capable de travailler en autonomie et de rendre compte de son travail

Avoir de bonnes qualités relationnelles pour travailler en équipe et avec d'autres services

Avoir une bonne expression écrite et orale

Être disponible, dynamique et réactif