RESPONSABLE ACCUEIL ET SECRETARIAT

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Experience souhaitée Expert Descriptif de l'emploi Placé.

e sous la responsabilité de la référente familles, vous êtes chargé.e de : Missions / conditions d'exercice Activités et missions :

Organiser, planifier et suivre le travail de l’agent d’accueil et du gestionnaire administratif

planning de travail )

Maintenir un niveau d’accueil agréable, convivial, physique et téléphonique, envers les publics, les

partenaires et tous les usagers du Centre Social

Réaliser des petits travaux de secrétariat

Gestion de l’aménagement de l’accueil

Ecouter et transmettre l’expression des besoins et des attentes des usagers

Assurer un accueil sans discrimination

Remplir un cahier d’émargement (public )

Assurer le relais d’information entre le public et la structure

Orienter et informer le public

Participer aux évènements de la structure

Veiller aux respects des consignes d’hygiène et de sécurité (salles, cuisine )

Mettre à jour l’affichage, la documentation

Gestion des clés et du planning des salles et de la cuisine

Participer aux travaux de bilan et d’évaluation

Réaliser des tâches courantes de tri, classement, photocopies et fax

Enregistrer le courrier (départ, arrivée)

Enregistrer les demandes exprimées, maintenir le registre téléphonique

Rédiger les comptes rendus de son activité

Participer aux travaux de bilan et d’évaluation

Préparation et installation de la salle polyvalente en fonction des évènements

Accueil des partenaires (thé, café )

Gestion des plannings de rendez-vous (écrivain public )

Activités ponctuelles :

Organiser la disposition de l’accueil

Accueil du public

Réceptionner le courrier, les demandes et les appels téléphoniques

Orienter et informer le public

Gestion du planning des salles et de la cuisine

Collaborer aux projets transversaux de la structure

Veiller à la bonne présentation des espaces de la structure et au réapprovisionnement

produits sanitaires, bibliothèque, présentoir, décoration ) Profils recherchés Savoirs : (connaissances requises ou à acquérir)

Maîtriser, Word et Excel

Maîtriser l’expression orale et écrite

Savoir organiser son poste de travail et ses activités

Etre capable de se conformer à des procédures et des consignes

S’adapter à des tâches variées

Etre rigoureux, faire preuve d’autonomie, de discrétion, de diplomatie et d’aisance relationnelle

Faire preuve de patience et de diplomatie

Discrétion professionnelle

Disponibilité en soirée et week-end

Spécificité du poste :

Relative autonomie dans l’organisation des activités, dans le respect des consignes et des objectifs

fixés

Etre garant de l’exactitude et de la bonne présentation de l’accueil

Diplôme ou formation requis :

BAC pro Accueil / Relation clients et usagers

BEP Accueil et services

Titre professionnel agent d’accueil et d’information