Secrétaire d'équipe de proximité - Connerré
Relations fonctionnelles
En interne : les professionnels de l'équipe pluridisciplinaire, l'assistant d'encadrement du Chef de service STIS et REPEn externe : les usagers, les partenaires institutionnels et associatifs.
Missions
Il assure :
- L'accueil physique et téléphonique du public dans les Relais Sarthe Solidarités,
- L’appui administratif aux travailleurs médico-sociaux qui interviennent en territoire,
- Une contribution au bon fonctionnement des Relais Sarthe Solidarités, y compris sur l’aspect logistique.
Il participe à la continuité de service et met en place les outils nécessaires aux suivis des situations rencontrées en territoire.
Il alimente les tableaux de bord d’activité nécessaires au pilotage de la DGAS.
Il participe à la conception et la mise en œuvre des actions collectives initiées par les travailleurs médico-sociaux.
Il exerce ses missions dans un objectif de transversalité entre les différents acteurs et partenaires qui interviennent sur le territoire.
Les missions sont susceptibles d’évoluer au regard d’éventuels changement dans la mise en œuvre des politiques sociales et des réorganisations.
Activités principales
Accueil physique
Accueil téléphonique
Accueil, information et orientation des usagers
Gestion des relations avec les usagers
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Tri, classement et archivage de documents
Gestion de plannings
Accompagnement dans les démarches administratives initiales
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Diplômes et niveaux d'expérience requis
Baccalauréat dans le domaine du poste visé, débutant accepté
CAP / BEP, expériece de 3 à 5 ans
Caractéristiques particulières
Travail sur écran
Déplacements professionnels
Se montrer disponible
Savoirs
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des publics en difficultés
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance du domaine social
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Mobiliser les techniques de communication orale et écrite
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Gérer les appels téléphoniques
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de discrétion
Prendre du recul par rapport aux situations
S'adapter rapidement à son environnement de travail
Se montrer disponible
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