Assistant(e) de services
Assistant(e) de services
Type de contrat : Mobilité ou CDD
Contrat renouvelable : Oui
Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent
Fonction : Personnel des fonctions support (IT)
Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR)
Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans
A propos du centre ou de la direction fonctionnelle
A propos du centre ou de la direction fonctionnelle
Le centre Inria de l’Université de Rennes est l’un des neuf centres d’Inria. Il compte une trentaine d’équipes de recherche et 7 services d’appui et de soutien à la recherche, représentant plus de 700 agents.
Il est un acteur majeur et reconnu dans le domaine des sciences numériques et est au coeur d'un riche écosystème de R&D et d’innovation : PME fortement innovantes, grands groupes industriels, pôles de compétitivité, acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur, laboratoires d'excellence, institut de recherche technologique.
Mission confiée
Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l’Université de Rennes, et en lien avec deux autres assistantes, l’assistant(e) apportera un support administratif aux responsables et aux membres des services.
Certaines de ces activités peuvent avoir une connotation financière (gestion budgétaire, marchés publics) assez forte.
Elle / il participera aux activités des services qui lui seront attribués en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.
En fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, elle / il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques aux services.
En fonction de contraintes organisationnelles, elle / il pourra également voir son portefeuille de services évoluer.
Principales activités
Secrétariat :
- Organiser les agendas et les déplacements (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements )
- Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
- Assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs
Organisation et gestion administrative :
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services
- Contribuer à l’élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achat et réception)
- Saisir, mettre à jour et contrôler des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financières, ressources humaines)
- Contribuer à l’organisation de la vie interne des services
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions
- Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web )
- Réaliser et diffuser des documents (notes, rapports, procédures, comptes rendus )
- Assurer le classement et l’archivage papier et numérique
Compétences
Savoir
- Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique
- Connaître les grands principes de gestion budgétaire et des marchés publics
- Avoir une connaissance de base sur l’environnement de la recherche
Savoir-faire
- Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Savoir s’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
- Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Savoir mettre en œuvre les techniques de reporting
- Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord
- Savoir appliquer les procédures administratives
Savoir-être
- Être disponible et à l’écoute
- Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Savoir travailler en équipe
- Être rigoureux(se)
- Savoir respecter la confidentialité
- Avoir le sens du service et faire preuve d’un bon relationnel, tant en interne qu’en externe
Avantages
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Rémunération
- selon conditions statutaires pour les fonctionnaires
- selon profil et expérience pour les contractuels
Assistant de vie (H/F)
Tout A Dom Services compte parmi les leaders des services à domicile en France et fait intervenir plus de 1 500 collaborateurs dans ses 43 agences de proximité pour satisfaire au quotidien ses 15 000 clients. Remboursement de votre franchise d'assurance en cas d'accident durant votre temps de travai...
Assistant de vie (H/F)
Tu t'intéresses au secteur du service à la personne? Tu souhaites t'orienter vers un métier qui a du sens? Alors bienvenue !!!Nos sociétés Vivre ADOM et Maison et Services recherchent pour la rentrée prochaine, ses futurs apprentis ADVF H/F (Assistant de Vie aux Familles) En partenariat avec le cent...
Assistant / Assistante de vie auprès de personnes âgées H/F
TOUT A DOM SERVICES Acigné, recrute Un(e) (1) ASSISTANT(E) DE VIE / AUXILIAIRE DE VIE afin d'assurer des prestations chez des particuliers sur la commune d’Acigné et dans un rayon de 15 km alentours. Tâches à accomplir : Préparation et assistance à la prise de repas (mise en table, service, débarras...
Assistant(e) de services
Contribuer à l’élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achat et réception). Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l’Université de Rennes, et en lien avec deux autres...
ALTERNANCE - Assistant business développement partenariats de services H/F
Réalisation d'études de marché pour le développement de l'activité cartes dans de nouveaux pays et sur de nouveaux services notamment autour de l'EV . Assurer une visibilité des offres de services sur les sites web des filiales et coordonner les actions de mise à jour . Participation à l'élaboration...
Assistant Services À La Population (h/f)
Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La commune de Trévérien, membre de la Communauté de Communes Bretagne Romantique comptant 923 habitants et 10 agents, recherche un agent administratif polyvalent...
Alternance Assistant(e) Chef de produits et services digitaux H/F
Ces outils seront destinés d'une part à la communication interne, pour favoriser le déploiement des projets auprèsdes filiales à l'internationale, mais également à la communication externe, auprès des clients utilisateursdans le cadre de la vente des services. Vous avez une excellente grammaire à l'...
Assistant services à la population (h/f)
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 14h00 hebdomadaire Télétravail Non Ma...
Assistant de gestion (H/F) en alternance
Cette entreprise est située à Rennes et vous oriente vers des missions de gestion dans le monde agricole. Pour notre entreprise partenaire, nous recherchons un assistant de gestion H/F dans le cadre d’un MBA Finance (BAC +5), en alternance. Réaliser des dossiers de gestion. Le campus AFTEC Rennes, p...
Responsable Interrégional de la Sécurité des Systèmes d'Information Adjoint (H/F) (Basé à Rennes)
Le responsable interrégional de la sécurité des systèmes d'information (RISSI), placé sous la coordination du chef du pôle défense et sécurité et du responsable central de la sécurité des systèmes d'information (chaine fonctionnelle), est la personne ressource pour relayer la politique de défense et...