Chargé(e) d'accueil au secrétariat de Mairie

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération statutaire + régime indemnitaire Descriptif de l'emploi Suite à la restructuration du pôle administratif, la Commune de Ronchamp recrute un(e) agent chargé (e) de l'accueil au secrétariat de Mairie, et de l'assistance à la gestion administrative du service.

Missions / conditions d'exercice Accueillir, orienter, renseigner le public. Représenter l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers ;

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les demandes selon l'organisation et les compétences.

Profils recherchés Assurer un accueil physique et téléphonique du public :

Recevoir, filtrer et orienter le public, connaitre et utiliser l'organisation, l'organigramme et les organismes extérieurs, avoir une présentation et une attitude professionnelle ;

Connaitre et appliquer les repères et outils fondamentaux, les techniques d'expression, de communication et relationnelles, connaitre les techniques d'accueil des usagers et les

• règles de sécurité ;
• Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition ;
• Adapter sa communication à des publics différents ;
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations ;
• Connaitre les sources d'informations et les techniques de dématérialisation des documents ;

Gérer le courrier arrivé / départ, et la communication

Connaître et appliquer les techniques de secrétariat, (prise de note, mise en forme de courriers, gestion de plannings) et de veille règlementaire

Connaître la législation en état-civil

Connaître les enjeux et limites des services publics

Compétences et qualités requises :

Rigueur, polyvalence et autonomie, accueil courtois et de qualité

Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Magnus)

Sens du service public et de la confidentialité