Assistant de direction - Secrétariat général (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Le Secrétariat général est composé de deux services (Assemblées et Courrier-archives-info usagers) et de six missions (Coordination territoriale, qualité de service aux usagers et aux communes, DATA, maîtrise des risques, RGPD-PRADA, CODEV).

Il conduit des missions transversales au bénéfice de l’ensemble des directions. Il joue également un rôle d’interface avec les partenaires extérieurs et en premier lieu avec les communes.

En qualité d’Assistant du Secrétaire général, vous avez en charge l’organisation et la planification de l’activité de ces deux services et ces quatre missions.

Missions / conditions d'exercice Vos principales missions seront :

Organiser la vie professionnelle du Secrétaire général :

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les correspondants et visiteurs
• Gérer l’agenda, l’emploi du temps et les temps forts
• Être l’interface et le relais entre le Secrétariat général et les directions

Organiser et planifier les réunions :

• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Secrétaire général
• Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et évènements
• Préparer les documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Organiser la Conférence des maires

Suivre les projets et les activités du Secrétariat général :

• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs
• Gérer et suivre le courrier du Secrétariat général (entrant et sortant)
• Suivre l’évolution de certains dossiers sensibles ou importants traités par le Secrétariat général
• Contrôler les documents (internes et externes) et leurs circuits de validation
• Préparer, gérer et suivre l'exécution budgétaire du service
• Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
• Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques

SPECIFICITES DU POSTE

• Pour sa présence hebdomadaire et ses congés, l'assistante s'accordera avec celle de la Mission coordination territoriale.
• L’assistante participe aux Conférences des maires et peut être amenée ponctuellement à participer aux séances du Conseil communautaire.

Profils recherchés Votre profil nous intéresse si vous avez :

• une expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire
• une bonne connaissance de l’environnement territorial serait un plus
• des connaissance en gestion des plannings et des agendas
• une maîtrise des outils bureautiques et des logiciels
• une grande capacité d’organisation et de réactivité notamment dans le suivi des projets et des activités administratives
• un bon niveau d’autonomie en gestion administrative
• des qualités relationnelles et rédactionnelles (syntaxe et orthographe)
• le sens de la discrétion (respect de la confidentialité des informations)

La Communauté urbaine vous propose :

• Une rémunération attractive sur étude individualisée
• Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées
• Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
• Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
• Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
• Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
• Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
• Engagements : plan d’égalité femmes / hommes, apprentissage, handicap
• Qualité de vie au travail : moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
• Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
• Forfait mobilité durable
Il y a 23 jours