Adjointe Administrative - H/F

Le poste

Exigence institutionnelle

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

Lieu d’exercice : Site Nord Hôpital Couple Enfant Tranche I - 2ème étage

Missions du service

Le service de Médecine Physique et de Réadaptation (MPR) pédiatrique regroupe l’ensemble des activités de rééducation et de réadaptation pour les enfants au décours d’une affection aigue ou chronique de l’appareil locomoteur ou du système nerveux nécessitant un suivant médical et une prise en charge pluridisciplinaire intensive et / ou complexe en rééducation.

Les activités spécifiques au poste Secrétariat des Consultations de l’équipe Médicale (3 médecins, 1 interne)

• Assurer un accueil téléphonique et physique des familles, personnels médicaux et paramédicaux
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Prise de rendez-vous et envoi des convocations
• Renouvellement ordonnance
• Suivi administratif : demandes de certificats médicaux, documents de la CAF, prescriptions de transports, renouvellement ALD Numérisation des différents documentsFrappe et diffusion des courriersReprogrammation des futures consultations et si besoin rendez-vous d’imagerieCotation des consultations sur le logiciel ASAP

Secrétariat de l’Hôpital de Jour (10 thérapeutes)

• Accueil téléphonique et physique des familles
• Programmation des bilans pour l’ensemble de l’équipe pluridisciplinaire du service
• Envoi des convocations aux familles
• Lien avec le bureau des entrées pour demande de préadmission des enfants
• Frappe des différents bilans de l’équipe médicale
• Diffusion des courriers

Secrétariat de l’Unité d’Hospitalisation de MPR (6 lits)

• Accueil téléphonique
• Numérisation des documents en lien avec l’hospitalisation
• Programmation des rendez-vous internes lorsque l’enfant est hospitalisé
• Frappe et diffusion des courriers de sortie
• Réception, ouverture et distribution du courrier
• Numérisation des différents documents administratifs (courriers extérieurs, examens médicaux )
• Accueil et réorientation des familles vers les différents services de l’Hôpital
• Gestion des demandes de communication de dossiers et expertises médicales
• Participation à des réunions d’équipe et de service

Profil recherché

Les compétences spécifiques :

• Savoir accueillir, interroger et diriger les patients et leur famille
• Compétence en informatique : Logiciel Easily, Gulper, Asap et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)
• Travail en autonomie et en relation avec de multiples interlocuteurs
• Qualités rédactionnelles
• Disponibilité
• Discrétion

Qualités requises pour acquérir ces compétences

• Esprit d’équipe et d’initiative
• Sens des responsabilités
• Rigueur dans l’organisation du travail
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Qualités relationnelles
• Adaptabilité et souplesse
• Réactualisation des compétences
• Sens de la communication

Les relations professionnelles spécifiques au poste

• Sous l’autorité hiérarchique du Cadre Médico Administratif (N+1), du Cadre Supérieur de Gestion (N+2) et du Directeur référent (N+3)
• Lien fonctionnel avec le responsable médical du secteur, les responsables médicaux d’unité, le cadre de santé du secteur, le cadre supérieur de santé
• Binôme avec le secrétariat de MPR

Conditions de travail dans le poste

• Temps de travail : 80 % - DS le vendredi et modifiable en fonction des besoins du service
• Horaires : 8H30-16H20
• Travail dimanches et jours fériés : non
• Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, DS, ) conformément à la réglementation et aux nécessités de service
• Port de la blouse obligatoire

Ce profil de poste peut être modifié à tout moment en fonction des évolutions organisationnelles du pôle.

Rappel : en cas de déclenchement Plan Blanc, chaque agent est tenu de rester sur site jusqu’à décision contraire de la Direction Générale.