Un Assistant de Direction

Ville d’Art et d’Histoire

46000 habitants

Centre Universitaire

Second pôle économique de Bourgogne

Ville centre d’une agglomération de 117 000 habitants

Offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé

Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vos missions s’articulent autour de 3 axes :

Une assistance au Directeur Général Adjoint ( DGA) :

-Accueil téléphonique ou physique des différents interlocuteurs ;

-Gestion de l’agenda : organisation des déplacements, planifications de réunions,… ;

-Préparation et suivi des réunions : réservation salle, envoi des convocations, diffusion de l’ordre du jour, participation à certaines réunions avec prises de notes et comptes rendus ;

- Gestion administrative : produire des documents administratifs (courriers, rapports, tableaux de synthèse), gestion des courriers dans Kolok, gestion du stock de fournitures, classement et archivage ;

- Participation à la préparation des instances municipales et communautaires : suivi, relance et relecture ;

- Suivi de dossiers transversaux : centraliser les rapports d’activités des différents services, préparer les réunions « Maire en Direct ».

Une assistance au Directeur Administratif et Financier (DAF):

- Organisation des ressources internes des différents services de la délégation (ressources humaines, administratif, logistique) ;

- Participation à la centralisation et au suivi des données budgétaires ;

- Participation à la mission d’exécution budgétaire.

La participation à la continuité de service « Allo Mairie » : en l’absence de la collègue en charge de cette mission :

-Réception et traitement des demandes téléphoniques des usagers concernant le domaine public via le numéro vert,

- Réception et traitement des appels d’alerte de la survenance d’un évènement sur la Commune.

-Bac +2 dans le domaine d'activités

-Savoir analyser les demandes, gérer les priorités et respecter les échéances ;

-Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires;

-Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ;

-Maîtrise des outils bureautiques ;

-Savoir travailler en équipe et en transversalité ;

-Organisation, rigueur et autonomie ;

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
• Cadre d'emplois des adjoints administratifs ( catégorie C)+ Grade de rédacteur ( catégorie B)
• Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 12 mois sur emploi permanent, renouvelable)
• Congés payés dès la première année
• Tickets restaurant
• Participation mutuelle
• Protection sociale complémentaire obligatoire
• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101.75 €)