Responsable Administration & Production (F/H)

Meent accompagne FranceConcert dans le recrutement de son/sa Responsable Administration & Production en CDI.

FranceConcert est un acteur majeur du spectacle vivant en France, spécialisé dans la production et la tournée de grands ballets classiques.

Chaque saison, la structure porte plusieurs tournées en parallèle, en France et à l’international, autour de productions emblématiques comme Le Lac des Cygnes, Casse-Noisette, Giselle ou Les Quatre Saisons. Ces spectacles sont présentés dans une dizaine de pays européens, notamment en France, en Allemagne, en Belgique, en Suisse, aux Pays-Bas, en Autriche, au Luxembourg et en République tchèque, au sein de grandes salles, Zéniths et Palais des Congrès.

Avec près de 300 représentations et 360 000 billets vendus par an, France Concert connaît une activité soutenue, avec plusieurs tournées menées en parallèle.

Rôle

Rattaché(e) au Gérant, vous travaillez en lien étroit avec la Direction et les équipes internes afin de contribuer au bon fonctionnement administratif et opérationnel de l’activité.

Vous intervenez sur un périmètre à la fois administratif, organisationnel et production. Votre rôle consiste à piloter et suivre les sujets du quotidien, coordonner les informations entre les différents interlocuteurs, accompagner la bonne répartition des priorités et veiller à la fluidité des process internes.

Vous participez également à la coordination d’une équipe d’environ 15 permanents, dans une structure jeune, dynamique et à fort volume d’activité.

Il s’agit d’une création de poste, pensée pour renforcer l’organisation existante et accompagner le développement des tournées en France et à l’international.

Administration & gestion

• Piloter les activités administratives des sociétés du groupe, en veillant à la bonne organisation, à la conformité et à la fluidité des process internes ;
• Superviser le suivi des documents administratifs, fiscaux et contractuels : classement, archivage, traçabilité ;
• Coordonner les relations avec les partenaires externes : expert-comptable, commissaires aux comptes, avocats, banques et organismes administratifs ;
• Superviser la gestion des assurances, des services généraux et du parc automobile : flotte, sinistres, achats/ventes, entretien, démarches ANTS, contrôles techniques ;
• Garantir le suivi des contrats, engagements, commandes et éléments de facturation clients/fournisseurs ;
• Organiser et superviser les plannings, agendas et outils de suivi de l’activité ;
• Mettre en place, structurer et suivre les outils de gestion, de reporting et de suivi administratif ;
• Assurer un rôle de coordination auprès de la Direction sur les sujets administratifs et organisationnels.

Suivi social & obligations administratives spécifiques

• Superviser les obligations sociales et les sujets administratifs RH demandés par la Direction ;
• Superviser les démarches administratives liées aux visas et autorisations de travail : préfectures, OFII, DREETS, ambassades, visa talent ;
• Garantir le suivi des droits d’auteur et des obligations administratives liées aux activités artistiques.

Production et coordination opérationnelle

• Superviser l’organisation des productions et tournées artistiques, en lien avec les équipes internes, les compagnies artistiques et les partenaires externes ;
• Manager et coordonner l’équipe de production, composée de 3 personnes, en assurant la bonne répartition des missions et priorités ;
• Garantir la fluidité des relations avec les compagnies artistiques, les salles, les prestataires et les partenaires internationaux ;
• Superviser l’élaboration, la négociation et le suivi des contrats liés aux productions : compagnies, salles, cessions, coréalisations, prestataires techniques et logistiques ;
• Superviser l’organisation logistique des tournées et productions : hébergements, transports, véhicules, restauration, technique ;
• Superviser le booking et le suivi des tournées en France et à l’international ;
• S’assurer du bon déroulement opérationnel des productions : billetterie, personnel sur site, communication et coordination générale ;
• Suivre et contrôler les devis, engagements et budgets de production et de tournées, en lien avec la Direction ;
• Superviser la gestion des droits d’auteur, droits voisins, autorisations SDRM et démarches administratives liées aux productions ;
• Garantir la conformité des démarches administratives liées aux productions.

Dans une structure à taille humaine, le/la Responsable Administration et Production conserve une forte dimension opérationnelle. Il/elle est capable de prendre directement en charge un périmètre d'activité, de renforcer les équipes lorsque la situation l'exige et d'assurer la continuité des opérations en cas d'absence ou lors des périodes de forte intensité.

Savoir-faire

• Vous disposez d’une expérience confirmée en administration, coordination ou production acquise dans le secteur du spectacle vivant ou de la production artistique ;
• Expérience en coordination d’équipe et suivi de sujets transverses ;
• Bonne maîtrise des process administratifs, juridiques et financiers liés à l’activité ;
• Capacité à suivre des contrats, engagements, commandes et éléments de facturation ;
• Capacité à lire, analyser et suivre des devis et budgets de production ;
• Connaissance des obligations contractuelles et réglementaires du spectacle vivant : droits d’auteur, SDRM, conventions collectives, contrats de cession, coréalisation, prestataires
• Compréhension des enjeux liés à l’organisation de tournées, à la logistique et aux relations avec les compagnies artistiques ;
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment la suite Office 365, ainsi que des outils de gestion et de reporting ;
• Anglais courant indispensable pour les échanges avec les compagnies et partenaires internationaux.

Savoir-être

• Sens de l’organisation et grande rigueur ;
• Autorité naturelle et capacité à faire respecter les priorités avec diplomatie ;
• Aisance dans un environnement rythmé et à fort volume d’activité ;
• Intelligence relationnelle dans les échanges avec les équipes, la Direction et les partenaires externes ;
• Capacité à fédérer les équipes sans être frontal(e) ;
• Recul, sérieux et sens des responsabilités.

• Type de contrat : CDI temps plein – statut cadre
• Lieu : Maisons-Alfort (94)
• Début du contrat : Dès que possible
• Rémunération : Selon profil & expérience

À la recherche de tous les talents, Meent s’engage en faveur de l’égalité. Toutes les candidatures seront examinées sans considération de couleur, religion, sexe, âge, pays d’origine, handicap, ou données génétiques.