SECRETAIRE DE DIRECTION - H/F

Description entreprise :

Créé en 1982, l’EPS Erasme est spécialisée dans la prise en soins de troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : Prévention, Diagnostic, Soins, Enseignement et Recherche. Il comprend un lieu siège des services d’hospitalisation à Antony, et diverses unités de soin sur les territoires desservis. L’EPS Erasme emploie 615 professionnels dont 80 médecins : il s’agit d’un établissement à taille humaine, permettant une coordination fluide entre professionnels et invitant à la mise en œuvre de projets transversaux.

MISSION DE LA DIRECTION

La Direction pilote la stratégie globale de l’établissement.

MISSION GÉNERALE

Organiser pour la Directrice déléguée de l'établissement la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Elle assurera aussi le secrétariat de la direction travaux, finances et achats logistiques pour le site d’Erasme

Description du poste :

Poste à pourvoir :

• Lieu d'affectation : 143 Avenue Armand Guillebaud - 92160 ANTONY
• Temps de travail : Temps plein (9H-17H)
• Type de contrat : Titulaire, CDI

ACTIVITÉS

• Accueil des personnes (personnalités, usagers, familles)
• Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, (réunions des instances)
• Participation à diverses réunions pour secrétariat de séance (Conseil de Surveillance, CSE)
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rapport activité-Projet établissement)
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas / planning de réservation des salles
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage de documents

ACTIVITES SECONDAIRES

• Tenue des tableaux de garde

Profil recherché :

Prérequis	Connaissance du système hospitalier
Savoirs	BTS Secrétariat et ou gestion administrative Utilisation des outils bureautiques – Word, Excel, Outlook power point
Savoir-faire	Savoir organiser et classer des données et dossiers, savoir prioriser Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, Organiser et prioriser les activités de secrétariat Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Savoir-être	Rigueur et confidentialité. Capacité d’adaptation. Sens de la diplomatie
Particularités/ Contraintes du poste	Coordination avec la secrétaire DRH/DS et la chargée des relations avec les usagers pour les remplacements.