Coordinateur de la cellule gestion des devis

À propos de nous

Hôpitaux Publics de l'Artois

Situés à mi-distance entre les CHU de Lille et d’Amiens, les Hôpitaux Publics de l’Artois ont vocation à proposer aux 700 000 habitants du territoire des prises en charge d’excellence avec la meilleure sécurité des soins, au plus proche de chez eux.

Les Hôpitaux Publics de l’Artois présentent la spécificité d’avoir une équipe de direction commune, un directeur commun aux quatre établissements et des pôles cliniques inter-hospitaliers. Ils se basent sur un projet médical partagé, complété par des démarches territoriales : un projet de soins, une politique achat, un système d’information hospitalière convergent, un projet immobilier, ... Environ 5 800 personnes travaillent au sein des Hôpitaux Publics de l’Artois, dont près de 600 médecins. Les établissements disposent de 2 225 lits dont 1 073 de MCO (Médecine, Chirurgie et Obstétrique). Plus de 120 000 patients s’y présentent au niveau des urgences chaque année. Près de 3 500 enfants y naissent. Plus de 400 000 consultations y ont lieu ainsi que 131 000 hospitalisations dont près de la moitié en ambulatoire. Les Hôpitaux Publics de l’Artois ont un budget cumulé de 437 millions d’euros.

Les Hôpitaux Publics de l’Artois sont au nombre de 4 : Le Centre Hospitalier de Béthune Beuvry, le Centre Hospitalier d’Hénin-Beaumont, le Centre Hospitalier de La Bassée, le Centre Hospitalier de Lens.

Le Centre Hospitalier de Lens est l’établissement support des Hôpitaux Publics de l’Artois. C’est l’hôpital le plus important du Pas-de-Calais en termes d’activité. Il propose, à quelques exceptions près, l’ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et obstétricales.
Il s’appuie sur un plateau technique conséquent et complet (imagerie, labo, blocs opératoires, consultations, ...), une maternité de niveau 3, et certaines activités généralement limitées aux CHU. Il dispose d’un service d’urgences à très forte activité et reconnu comme centre de recours sur le territoire dans plusieurs domaines.

Mission

Présentation du service :

La direction des achats et des approvisionnements gère un portefeuille d’environ 110 millions d’euros d’achats en exploitation chaque année, hors dépenses d’investissement. Elle est composée :

• D’un service de la commande publique, composé de quatre gestionnaires et d’un responsable ;

• D’un service achats, réparti en sept filières et associé à une cellule dédiée à la gestion des devis ponctuels ;

• D’un service approvisionnement, chargé de l’engagement et de la liquidation des commandes.

• D’un service CGD – Cellule Gestion des Devis, chargée d’accompagner les services lors de leurs besoins d’achat en hors marché.

• Le service CGD – Cellule de Gestion des Devis – rassemble 3 professionnels : 2 gestionnaires des devis et 1 coordinateur de la cellule.

Définition

Le Coordinateur gère les demandes qu’il reçoit des différents services de soins et administratifs.

Il a la gestion d’un ou plusieurs segments pour lesquels, il étudie le besoin dans sa totalité en lien avec le service et / ou le cadre demandeur. Il a ensuite la charge de trouver le fournisseur adéquat répondant au besoin et aux conditions budgétaires de l’établissement concerné.

Le coordinateur suit l’avancée de tous les dossiers de la CGD.

Dans le cas où un marché existe, il a en charge l’étude des équipements / articles disponibles au sein de ce marché et d’étudier la bonne adéquation du besoin.

Il a la charge de la mise en place des Marché Négocié Sans mise en Concurrence (MNSC) - en étudiant et analysant le dossier dans sa totalité.

Il est en lien permanent avec les gestionnaires, le service achats, le service des approvisionnements, les services de soins et logistiques.

Il est garant de la disponibilité budgétaire en étudiant l’état de chaque compte pour chaque achat.

Activités générales

• Recevoir des demandes d’achats et répondre pour confirmer leurs bonnes prises en compte ;

• Répartir les dossiers à prendre en charge auprès des professionnels de la CGD ;

• Assurer l’enregistrement de l’ensemble des dossiers pris en charge ;

• Assurer le suivi de la computation des seuils nomenclatures - alerter les Directeur achats et le Responsable des achats lorsque cela est nécessaire ;

• Etudier le besoin en lien avec le demandeur et vérifier si un marché existe ;

• Assurer le sourcing, la veille concurrentielle et le benchmark des fournisseurs / produits / marchés ;

• Négocier avec le fournisseur pour chaque demande de devis ;

• Transmettre les documents nécessaires auprès du service approvisionnement tout en communiquant avec le service concerné ;

• Assurer une traçabilité des dossiers afin de pouvoir répondre en cas de litige ;

• Communiquer sur l’avancée de chaque dossier avec le coordinateur de la CDG ;

• Suivre les achats effectués afin de contrôler la computation des seuils - fournir un tableau de suivi deux fois par an ;

• Assurer la mise en place d’un MNSC – Marché Négocié sans Mise en Concurrence – lorsque cela est nécessaire – assurer la validation du dossier par le coordinateur de la CGD et le Directeur des Achats - communication avec la cellule des marchés publics

• Accompagner les professionnels de la CGD sur les différents dossiers

Profil

Pré-requis

• Expérience souhaitée en établissement de santé ou administrations soumises au code des marchés publics

• Sens de l’organisation, capacité relationnelle, autonomie, rigueur.

Temps de travail

• 100 %

• Forfait jour

Conditions d’exercice

• Missions exercées sur les 4 établissements constitutifs des HPA

• Déplacements sur les 4 établissements pour réunions / rencontres avec les différents services