Assistante administrative / communication

Présentation de la structure :

Saint-Tropez, commune de renommée internationale surclassée 20 000 à 40 000 habitants, se distingue par un patrimoine exceptionnel, un port emblématique, un environnement naturel remarquable et une tradition locale forte. La Ville s'engage sur des défis multiples (qualité de vie, sécurité, transition écologique, politique culturelle et événementielle…), renforcés par la saisonnalité. Rejoindre Saint-Tropez, c'est évoluer dans un cadre stimulant, au sein d'équipes engagées, et contribuer à des projets concrets au service des habitants, tout en participant au rayonnement et à l'attractivité du territoire.

Présentation du poste :

Au sein du service Communication de la Ville, sous l’autorité du responsable de service, vous assurez des missions polyvalentes d’assistance administrative et de soutien à l’activité du service.

Véritable appui au quotidien, vous contribuez au bon fonctionnement administratif du service et participez à la coordination et à la mise en œuvre des actions de communication de la collectivité. Vous assurez l’interface avec les différents services municipaux, les élus, les partenaires institutionnels, les associations et les prestataires extérieurs.

Missions :

Au sein de la direction de la communication l’agent assurera les missions suivantes :

1. Secrétariat administratif et gestion des actes:

• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs.

• Assurer la saisie, la mise en page et la diffusion des documents.

• Organiser le classement et l’archivage des dossiers du service.

• Préparer les projets de décisions du Maire et établir les certificats administratifs.

• Assurer le suivi administratif des dossiers et veiller au respect des procédures et des délais.

2. Accueil physique et téléphonique:

• Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs vers les personnes compétentes.

• Adapter son discours en fonction des interlocuteurs et de leurs demandes.

• Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, les messages et les courriers électroniques.

3. Organisation et coordination des activités du service:

• Organiser les activités quotidiennes en tenant compte des priorités de la direction.

• Gérer et actualiser le planning des congés et des absences des agents du service.

• Organiser et planifier les réunions en concertation avec le cadre ou l’élu concerné.

• Préparer les ordres du jour et les dossiers de réunion, veiller à la transmission des documents dans les délais impartis, rédiger les comptes rendus.

• Renseigner les tableaux de bord relatifs à l’activité du service.

• Organiser et planifier la distribution des magazines municipaux, coordonner les moyens nécessaires et suivre le bon déroulement des opérations.

4. Gestion budgétaire et comptable:

• Participer à l’élaboration et à la préparation du budget du service.

• Préparer et suivre les bons de commande.

• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire et contrôler la consommation des crédits.

• Préparer et suivre les virements de crédits conformément aux procédures en vigueur.

• Assurer le suivi comptable des dépenses du service communication.

• Mettre à jour les outils de suivi budgétaire et comptable.

5. Gestion des marchés publics et des contrats:

• Participer à la préparation et au suivi des procédures d’appels d’offres et de commande publique.

• Accompagner le responsable dans l’analyse des offres et les contrats dans le cadre des missions confiées.

• Rédiger des notes d’analyse et de synthèse afin d’éclairer la prise de décision.

• Assurer le suivi administratif des contrats et anticiper les échéances.

6. Communication et suivi des projets:

• Participer à la mise en œuvre des projets et des outils de communication

• Contribuer à la coordination et au suivi administratif des actions de communication.

• Assurer le suivi de la réalisation des projets relevant du service, en lien avec les interlocuteurs concernés.

Profil recherché :

La Ville de Saint-Tropez recherche une personne titulaire d'une formation de niveau Bac +2, idéalement dans les domaines du support à l'action managériale, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative (BTS ou diplôme équivalent). Une formation ou une expérience dans le domaine de la communication constituerait un atout supplémentaire.

Le/la candidat(e) devra être organisé(e), rigoureux(se) et autonome, doté(e) de solides capacités rédactionnelles, d'un bon relationnel et d'un esprit d'analyse et de synthèse. Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques, sont attendues.

Polyvalent(e) et réactif(ve), il/elle devra faire preuve d'initiative, d'adaptabilité, de discrétion professionnelle et d'un sens aigu des responsabilités. Son aptitude au travail en équipe et en transversalité, sa capacité à gérer les priorités et son attachement aux valeurs du service public seront des qualités essentielles pour réussir dans ce poste.