Chargé de scolarité F/H

Au sein de Galileo Global Education, nous croyons en chacun de nos salariés et aux opportunités de mobilité qui s’offrent à eux pour réussir.

Nous recherchons notre Assistant administratif de Scolarité F / H pour rejoindre notre Ecole, Institut culinaire de France , dans le cadre d’un CDI à pourvoir rapidement.

L’institut culinaire de France est une École d'enseignement supérieur technique privée en association avec Pierre Hermé, formant aux métiers des arts sucrés et du management.

Nous formons nos étudiants du CAP à la licence.

Vous rejoindrez le service pédagogique, en lien avec le responsable pédagogique, vos missions seront les suivantes :

1. Interface entre les étudiant(e)s, les parents, l’équipe de chefs et la direction pour la mise en œuvre opérationnelle de la pédagogie :

• Accueillir et assurer une écoute active auprès des élèves et contribuer à leur satisfaction.
• Préparation des rentrées et accueil de nos étudiants
• Gestion des examens, rattrapages et des passages : Organiser, préparer, envoyer les convocations étudiant(e)s et jury et impressions des sujets ;
• Suivi des sections internationales en collaboration avec la référente de section

2. Gestion des tâches administratives et logistiques quotidiennes :

• Suivre et réaliser les modifications de planning horaires des enseignant(e)s (outils hyperplanning, cocktail) et les formalités pédagogiques liées au recrutement des nouveaux enseignant(e)s ;
• Réponse aux demandes et transmission d’informations ;
• Traitement des absences (feuille d’émargement, appel dématérialisé, justificatifs)
• Vérification et suivi de la saisie des notes d’examen et du contrôle continu afin d’éditer les bulletins de notes
• Préparation et participation aux conseils de classe
• Planification des cours et des examens via hyperplanning et attribution des salles
• Archiver les dossiers liés à la scolarité (partiels, documents administratifs )
• Gestion de la commande des cartes étudiant(e)s ;
• Contribuer aux travaux de secrétariat, (courrier, enquêtes, téléphone, tenue des effectifs, saisie ou mise à jour de la base élèves , notations) ;
• Gestion des relations administratives internes ; compte rendu de réunions, conseil de discipline

3. Événementiel / Communication :

• Organisation et accompagnement des sorties pédagogique des étudiant(e)s
• Préparation et participation aux évènements pédagogiques (Réunions pédagogiques, conseils de classe, réunions de rentrée, jurys, cérémonies de remise des diplômes, JPO etc.).

Le Service pédagogique est constitué de 2 personnes, vous travaillez avec la direction de l'établissement et l'ensemble des membres de la communauté éducative.

Chaque personne a un objectif commun servir aux mieux nos étudiants et nos enseignants pour assurer une scolarité de qualité et un cadre de travail agréable.

Profil recherché :

De formation Bac +2 minimum, de type Assistant(e) de direction, vous disposez d'une expérience d'au moins 2 ans en qualité d’assistant(e) administratif(ve) / scolarité, idéalement dans le secteur de l'enseignement supérieur.

Vous faîtes preuve d’excellentes qualités humaines et relationnelles. Votre sens de l’organisation vous permet de planifier vos tâches et à prioriser, capacité d’adaptation et réactivité pour la gestion des imprévus, esprit d’équipe, rigueur et autonomie sont des atouts pour réussir dans ce poste

Compétences recherchées :

Maîtrise d’outils ou de logiciels liés à l’activité pédagogique

Capacité de planification

Maîtrise du pack office

Maîtrise écrite du français

Maîtriser l’anglais à l’oral impératif pour le suivi des sections internationales

Salaire : 24k

Statut : Non cadre

Adresse : 44, rue de la faïencerie 33000 Bordeaux

Horaires : 35h / semaine lundi au vendredi (8h-16h)

Avantages : mutuelle d’entreprise ; ticket Restaurant ; remboursement transport à hauteur de 50% ; 1 journée de télétravail par semaine selon l’activité