Coordinateur Evénements (H/F)

About Four Seasons :

Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return.

Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart.

We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.

At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves.

Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime.

It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.

About the location :

La Compagnie Four Seasons

Four Seasons est classé par le magazine FORTUNE parmi les 100 meilleures Compagnies dans lesquelles il fait bon travailler, et ce, chaque année depuis 1998.

Avec 126 hôtels dans plus de 47 pays, Four Seasons n’a de cesse d’élever l’expérience client grâce à son innovation constante et des standards de qualité d’excellence.

La culture Four Seasons est basée sur notre Règle d’Or, profondément ancrée en chacun de ses collaborateurs. Tous partage un même objectif afin d’offrir un service exceptionnel à nos clients.

Chez Four Seasons, nous croyons qu'il est important de reconnaître un visage familier, d’accueillir et de traiter chaque client et chaque employé comme nous aimerions être traités nous-mêmes.

Que vous travailliez avec nous ou que vous séjourniez avec nous, notre mission est de vous offrir des souvenirs qui resteront à jamais dans votre cœur.

Nous sommes convaincus de l’importance de connecter de façon naturelle et chaleureuse avec nos clients et nos équipes.

Nous sommes fiers de permettre à l'ensemble de nos employés d’être les acteurs de chacune des émotions offertes à nos clients !

Four Seasons Hotel George V Paris

Le Four Seasons George V se situe à quelques pas seulement des Champs-Élysées, au cœur du célèbre Triangle d'Or de Paris et non loin de l’avenue Montaigne et de ses boutiques de luxe.

Plusieurs fois élu meilleur hôtel au monde avec ses 6 étoiles au Guide Michelin, ses 244 Chambres et Suites et son Spa et ses 7 salons privés, nous vous proposons de débuter votre carrière en rejoignant nos équipes et de poursuivre à terme une évolution à l’international.

Nous recherchons pour notre établissement parisien un(e) Coordinateur Evénements (H / F) expérimenté et qualifié.

Le / La candidat(e) doit être titulaire d’une autorisation de travail conforme à la législation française.

Un niveau courant de français et d’anglais est requis.

Poste basé à Paris.

Profil recherché

Le / la Coordinateur / trice Evénements évolue au sein de l’équipe commerciale événementielle continuellement en contact client par téléphone, par email, ou sur le terrain.

Il / Elle est sous la supervision des Responsables Evénements ainsi que du Directeur Evénements.

Son rôle est avant tout d’assister l’équipe du Service Événementiel dans les tâches administratives, commerciales et opérationnelles quotidiennes du service et d’assurer la parfaite intégration des assistantes administratives ou stagiaires du département.

Il / elle sera également la plaque tournante entre les différents services opérationnels de l’hôtel notamment Banquets, Cuisine, Pâtisserie, Fleuristes, Ventes, Réservations Chambres, Réception

En parallèle, elle sera amenée à gérer dans leur intégralité des événements en collaboration avec un Responsable Événementiel et ainsi : qualifier une demande en réservation ferme, enregistrer la réservation dans l’outil informatique, faire le suivi des emails, élaborer les contrats liant l’hôtel avec les différents clients, agences, prestataires.

Il / Elle devra contribuer aux tâches attendues d’un Golden Sales & Catering Operator , à savoir auditer le système, qualification d’appels d’offres, création et suivi de réservations, création et vérification de comptes, mise à jour des activités, création de mise à jour de BEO internes ou clients extérieures

Fonctions Essentielles

Superviser, qualifier, rentrer et maintenir à jour les demandes entrantes pour tout type d’événements, social, corporate et groupe dans Golden Sales & Catering dans leur intégralité

Rentrer les informations et maintenir à jour Golden Sales & Catering, booking et création et modifications de BEO

Gestion quotidienne de la relance clients des différents Responsables Evénements, rapports quotidiens en collaboration avec le / la Responsable Développement du service et l’Assistante Administrative Spécialisée Golden Ventes et Catering

Aide, formation et soutient de l’assistante administrative et du ou des stagiaires du service sur les missions quotidiennes

Contribution à la mise à jour bi-annuelle de l’analyse concurrence réalisée par les stagiaires

Mise à jour des offres commerciales, trames, cartes, Golden Sales & Catering demandé par la Direction du Département ou les Responsables Evénements

Gestion en autonomie de l’organisation et du déroulement des réunions / déjeuners internes

Gestion en autonomie de l’organisation et du déroulement d’événements confiés par la Direction du service et sous l’œil avisé d’un Responsable Evénementiel dans le but de s’initier au métier de Responsable Evénementiel

Veiller à ce que les PO soient tous enregistrés dans l’outil informatique avant la fin de chaque mois

Tenir sa hiérarchie informée de tous les problèmes ou sujets significativement inhabituels arrivés à son attention afin que des actions correctives puissent être rapidement menées au moment opportun

Maintenir un aspect professionnel à tout moment et se conduire de façon mature et d’une conduite professionnelle des affaires, lorsqu’en représentation de l’hôtel ou du groupe

Répondre correctement à toute situation d’urgence et de secours de l’hôtel

Résoudre les situations complexes et pouvoir faire face aux plaintes qui relèvent de ses responsabilités et prendre les mesures nécessaires afin que cela ne se reproduise pas

Réaliser d’autres tâches ou projets assignés par la Directrice du Département, par la Direction et le Personnel de l’hôtel

Comprendre et utiliser avec minutie les outils informatiques utilisés dans le service

Avoir une excellente présentation et porter les valeurs de l’hôtellerie de luxe

Ce que nous offrons

Excellentes conditions de travail et de rémunération

Nuitées offertes et à tarif préférentiel en fonction de l’ancienneté avec une réduction de 50% sur l’offre boisson et restauration.

Nombreuses offres de formation et de développement

Possibilité d’évolution au sein de la Compagnie

Mutuelle avantageuse

13 mois

Intéressement et participation

Restaurant du personnel

Service de lingerie

Pour en savoir plus sur notre Compagnie et nos opportunités de carrière, nous vous invitons à consulter nos différents sites :