Responsable administratif

L’Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) est le troisième CHU de France et le plus important centre hospitalier de la région PACA.

Elle regroupe 4 sites hospitaliers : Hôpital Nord, Hôpitaux de La Timone, Hôpital La Conception, Hôpitaux Sud, une Plateforme logistique et industrielle et 12 instituts de formation aux métiers de la santé.

Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l’éducation à la santé.

L’APHM est également établissement support du GHT Hôpitaux de Provence réunissant les 13 établissements publics du département et associant l’hôpital d’instruction des armées Laveran.

C’est aussi le premier employeur de la région, avec plus de 16 000 personnels médicaux et non médicaux, qui font fonctionner les 3 200 lits et places de l’AP-HM, et assurent chaque année 130 000 entrées, 60 000 interventions, 240 000 urgences, 1 000 000 consultations, 5 600 naissances, 900 000 hospitalisations, ou encore 250 greffes.

L’AP-HM a également une activité de recherche importante avec 2000 publications, 14 000 patients inclus dans les essais cliniques, 1 IHU : IHU Méditerranée Infection, 3 RHU, 5 DHU et près de 2 000 programmes de recherche en cours.

La Direction des ressources humaines (DRH) est composée de 6 pôles thématiques et d’une centaine de collaborateurs, répartis entre le siège et les différents sites de l’AP-HM.

Elle assure en particulier la conduite de la politique et la stratégie de développement des ressources humaines pour les plus de 13 000 personnels non médicaux de l’établissement, dont elle assure la gestion administrative et l’accompagnement tout au long de leur parcours à l’AP-HM.

Elle assure des missions de stratégie et de pilotage des ressources, de gestion administrative des personnels, et est responsable de la conduite du dialogue social au sein de l’établissement.

PRESENTATION DU POSTE

Sous l’autorité du Directeur des ressources humaines, la / le Responsable du Pôle Affaires générales et Relations sociales est chargé(e) de plusieurs missions transversales au sein de la DRH.

• gestion des affaires générales de la DRH
• coordination des relations sociales, des instances sociales et du droit syndical
• coordination du programme de qualité de service RH et de simplification administrative

A ce titre, elle / il dispose d’une vision transversale sur l’ensemble de la politique RH, d’une grande polyvalence, et est un interlocuteur privilégié du DRH et de ses adjoints, de l’équipe de direction, de l’ensemble des responsables des pôles de la DRH, et des partenaires sociaux.

En tant que cadre supérieur(e) de la DRH, elle / il dispose d’un haut niveau d’autonomie et de responsabilité, et joue un rôle de facilitateur dans la cohésion d’équipe, la circulation de l’information au sein de la direction et les relations avec les partenaires externes.

MISSIONS DETAILLEES

Gérer les affaires générales de la DRH

Coordonner et faciliter l’animation interne de la DRH

• les staffs de direction et d’encadrement, et assurer le suivi des décisions
• la revue des projets de la DRH, et le suivi des plans d’actions
• en place des outils collaboratifs entre les différents pôles de la DRH
• la mise en œuvre et l’évaluation du projet de service de la DRH
• en place des actions visant à faciliter la circulation de l’information en interne
• la politique d’accueil et d’intégration des nouveaux arrivants à la DRH
• et superviser l’activité du secrétariat de direction
• les locaux, équipements, commandes, revues et abonnement de la DRH

Assister le Directeur des ressources humaines dans la conduite de dossiers stratégiques

• l’élaboration, la mise en œuvre, et l’évaluation des actions du projet social
• le Directeur des ressources humaines dans la gestion des affaires sensibles
• à des réunions et entretiens individuels, élaborer des synthèses de dossiers, des comptes-rendus d’entretiens, coordonner et suivre la mise en œuvre des décisions.
• des notes de synthèse et d’aide à la décision sur des thématiques RH
• des supports de communication RH pour la gouvernance et les instances
• la veille stratégique, réglementaire et professionnelle RH
• le Directeur des ressources humaines dans l’animation des travaux de la commission des DRH du GHT 13 et du réseau FHF des DRH de la région PACA

Coordonner les relations sociales, les instances et la mise en œuvre du droit syndical

Veiller à la bonne mise en œuvre du dialogue social et du droit syndical

• le suivi des sollicitations des partenaires sociaux et réunions de dialogue social
• des procédures et des fiches réflexes dans le domaine du droit social
• et former les directions et l’encadrement à la gestion du droit syndical
• les élections professionnelles locales et départementales
• à la définition et à la mise en œuvre du protocole d’exercice syndical
• et exploiter des tableaux de bord sociaux

Encadrer le Secrétariat des instances et des relations sociales

• la préparation, l’organisation et le suivi des instances du personnel
• le suivi des heures syndicales, des congés syndicaux, des formations syndicales
• la gestion des préavis de grève nationaux et locaux
• la gestion administrative des relations avec les partenaires sociaux

Coordonner le programme de Qualité de service RH

Qualité de service RH

• l’élaboration, la mise en œuvre et l’animation de la politique de qualité de service RH et du programme d’amélioration de la qualité (PAQ) de la DRH
• des audits internes sur la qualité et la performance des processus RH
• et suivre des indicateurs de mesure de la qualité de service RH pour les agents
• le programme de simplification administrative de la fonction RH
• au projet de déploiement d’un portail de services RH pour les personnels

Communication RH

• des supports d’information spécifiques et des fiches réflexes à destination de l’encadrement sur les thématiques RH, en partenariat avec les pôles de la DRH
• le plan de communication RH interne et externe
• les pages intranet de la DRH
• des évènements RH à l’attention des personnels et de l’encadrement
• COMPETENCES REQUISES

QUALITES ET APTITUDES REQUISES

• rigueur, précision, sens de l’organisation et méthode
• d’anticipation, de réactivité et de priorisation
• à travailler en réseau, sens du service, aisance et agilité relationnelle
• d’initiative, autonomie et sens des responsabilités
• d’écoute, sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle

CONNAISSANCES REQUISES

• généralistes en gestion des ressources humaines et en droit social
• en matière de gestion de projet

COMPETENCES REQUISES

• comprendre et analyser des problématiques et enjeux complexes, et formuler des conseils, propositions et recommandations visant à leur résolution
• des documents, courriers, notes, rapports, conventions et supports de présentation
• les techniques de communication écrite et orale
• les techniques et outils de conduite de projet
• des réunions et des ateliers de travail
• les outils bureautiques et les outils de travail collaboratifs
• des procédures et logigrammes opérationnels
• des tableaux de bord et des outils de suivi de l’activité et de la qualité du service
• fiabiliser, synthétiser et analyser des données RH

EXPERIENCES REQUISES

Diplôme : niveau Bac+3 à Bac +5

Domaine : Ressources humaines, Droit social, Droit public, Management des organisations de santé, Management public, Qualité

Expérience : expérience sur des fonctions d’encadrement et / ou de gestion de projet

Une expérience en milieu hospitalier ou au sein d’une grande collectivité publique serait un plus

RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

Poste : Responsable du Pôle Affaires générales et Relations Sociales

Métier : Responsable RH

Statut : Attaché(e) d’administration hospitalière (AAH)

Quotité : Temps complet (100%)

Horaires : Jour du Lundi au vendredi

Lieu d’exercice : Administration centrale 80 Rue Brochier 13005 MARSEILLE

Pôle d’activité : DRH

Lien hiérarchique : Directeur des ressources humaines

Relations fréquentes : Direction générale, Directions de site, Organisations syndicales