Assistant(e) Administratif (H/F)

À propos de nous

Notre client est une association d’intérêt général, loi 1901.

Elle développe depuis de nombreuses années une action centrée sur l’accompagnement des personnes en période de crise et / ou de transition à partir des techniques de la médiation familiale.

L’essentiel de son activité porte sur la médiation familiale et les actions de parentalité. Une équipe de 30 personnes dont 24 médiateurs diplômés d’état sont présents sur 5 antennes et plus de 45 sites dans les Bouches du Rhône, le Var et le Vaucluse.

Mission

Sous la responsabilité du responsable territoire, le / la candidat(e) aura la responsabilité coordonner les activités administratives et d’apporter son support à l’équipe. En particulier :

Gestion administrative des activités de l’antenne en médiation familiale :

Accueil physique et téléphonique

Constitution des dossiers suivant documents types Résonances Médiations,

Saisie et mise en forme des courriers,

Prise et confirmation des RV, tenue des agendas

Gestion de la tenue des permanences

Saisie des statistiques

Établissement des factures

Gestion des encaissements

Circulation des informations

Gestion des aides juridictionnelles

Classement et archivage

Participation aux réunions internes et externes, si nécessaire, à la demande des responsables de territoire avec les partenaires incluant prise de notes et compte-rendu

Pour la promotion de la médiation familiale et les prestations de formation :

Préparation des supports

Circulation de l’information

Soutien administratif à l’action

Gestion du planning de l’évènement

Gestion logistique et matérielle de l’antenne :

Gestion de la caisse et dépôt des encaissements,

Gestion des fournitures,

Gestion des outils de bureautique

Lien avec le siège / responsable administrative et financière : feuilles de congés (mémo)

Gestion des locaux : tels que : clés, chauffage, contact propriétaire / gestionnaire, entretien des locaux.

Profil

Expérience & Qualifications

BTS assistant de gestion ou expérience équivalente

Maîtrise des process administratif dans un milieu associatif

Expérience d’au moins 8 ans sur un poste similaire demandant de l’agilité sur des sujets variés

Esprit de synthèse, autonomie, rigueur, capacité de travail en équipe

Maîtrise des outils informatiques notamment des outils collaboratifs

Compétences complémentaires / Savoir-être

Sans de l’organisation et rigueur

Capacité à faire appel au bon sens pour trouver des solutions efficaces

Pragmatisme et flexibilité.

Esprit d'équipe et qualités interpersonnelles, aussi bien en interne qu'en externe.

Communication efficace (orale et écrite) dans un environnement pluridisciplinaire

Motivation, engagement et autonomie.

Réel esprit d’analyse et de synthèse.

Capacité à travailler dans un environnement associatif