Secrétaire de direction (H/F)

Description du poste :

L'EPSM de la Sarthe recrute un Secrétaire de pôle (H / F) à 100% au sein du Pôle de Psychiatrie d’Urgence.

Le Pôle de Psychiatrie d’Urgence est composé de différentes équipes :

• Une équipe mobile de prévention du suicide : EMPS ;
• Une équipe de psychiatrie d’accueil d’urgence et de liaison : EPAUL ;
• Une unité de psychiatrie de cours séjour : UPCS ;
• Un dispositif de réponse rapide d’établissement : DiRRE ;
• Un service de Psychotraumatologie ;

Une cellule d’urgence médico-psychologique : CUMP.

Sous la responsabilité hiérarchique du Cadre supérieur du pôle, vos missions principales sont les suivantes :

• Traiter le courrier : départs, arrivées, enregistrement, diffusion ;
• Assurer la logistique inhérente au pôle en soutien au Cheffe de Pôle et du cadre supérieur ;
• Organiser des réunions : convocations, ordre du jour, prise de notes et compte rendu ;
• Réserver et préparer les salles de réunion, pour les instances ou réunions organisées par le Pôle (Bureau de Pôle, Conseil de pôle, assemblée générale de pôle, etc.) ;
• Préparer les documents nécessaires aux réunions et instances ;
• Elaborer des supports de communication (présentations sur PowerPoint, plaquettes d’information ) ;
• Rédiger les procédures à la demande du chef de pôle ou de l’encadrement ;
• Rédiger, diffuser et archiver les notes de pôle. Tenir à jour un répertoire notes de pôle ;
• Gérer le renouvellement annuel des abonnements du pôle après avis du Cadre supérieur ;
• Gérer la disponibilité et la réservation des véhicules affectés au pôle et réservation auprès du pool central de véhicules (logiciel de réservation) ;
• Gérer les approvisionnements et suivi des crédits délégués (contrat de pôle) y afférents (fournitures et imprimés de bureau, consommable informatique ) ;
• Participer à des enquêtes et à la mise en forme de statistiques ;
• Gestion documentaire ;

Recensement annuel du plan blanc.

Lieu d’exercice : Au Centre Hospitalier du Mans - Bâtiment Fontenoy. 194 Avenue Rubillard, 72037 Le Mans.

Horaires de travail : 09h00 17h00 avec 30 minutes de temps de repas. Du lundi au vendredi.

Ce poste est à pourvoir compter du 15 / 07 / 2024 dans le cadre d'un CDD de 12 mois, par voie de mutation ou détachement.

La rémunération sera indexée sur la grille des Adjoints administratifs .

Nos avantages :

• Supplément de traitement familial pour les parents avec un ou plusieurs enfants à charge de moins de 20 ans ;
• Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75% ;
• Forfait mobilités durables (mode de transport alternatif et durable) ;
• CGOS ;
• Service de Restauration Collective avec tarifs privilégiés.

Description du profil :

Les compétences attendues et aptitudes requises :

• Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel ;
• Rédiger et mettre en forme des notes et documents ;
• S'exprimer face à une ou plusieurs personnes ;
• Maîtriser l'outil informatique (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) ;
• Maitriser la grammaire et l'orthographe ;
• Capacité à prioriser les tâches ;
• Capacité à rendre compte (communication ascendante) ;
• Capacité à travailler seul et en équipe pluriprofessionnelle ;

Capacité à s'adapter aux résidents (lieux de vie).

Vous êtes titulaire d'un diplôme Secrétaire et vous avez une expérience significative dans le domaine.