ASSISTANTE POLYVALENTE D'AGENCE

Descriptif du poste

Rattaché(e) au directeur de l'agence et aux chefs de projet, l'assistant(e) polyvalent(e) contribue à la bonne image de l'entreprise et assiste la direction dans son développement grâce à sa connaissance des dossiers administratifs et techniques concernant les marchés publics et privés.

Pour ce faire les missions seront axées sur trois volets, à savoir :

1 / Administratif :

• Gestion des appels téléphonique et accueil des visiteurs;
• Réception, tri et / ou envoi des courriers;
• Organisation du planning du directeur d'agence (RDV, réservation, déplacements);
• Soutien au service RH

2 / Technique :

• Elaboration des Ordres de Services et des avenants;
• Vérification des dossiers d’agrément des sous-traitants;
• Etablissement et diffusion mensuellement des certificats de paiement des entreprises;
• Gestion administrative des dossiers de chantiers (frappe et mise en page des documents à fournir).

3 / Commerce :

• Préparer les dossiers de pré-qualification ou d’habilitation en vue d’être présélectionné ou référencé par nos clients en Maîtrise d’Ouvrage (dépôt de candidature par exemple);
• Définir les éléments à remettre pour répondre aux concours, candidatures ou autres sujets;
• Renseigner par téléphone les partenaires sur l’état d’avancement des réponses ou de l’organisation de la constitution du dossier;
• Établir des dossiers de candidatures et offres;
• Frappe des propositions d’honoraires.

Le + du poste : Vous intégrez un groupe d'Ingénierie du Bâtiment dynamique avec un fonctionnement de PME et prennez part en toutes les étapes des projets (gestion technique, commerciale, administrative et humaine) ainsi qu'a la vie d'un bureau d'études.

Profil recherché

Vous êtes issu d'une formation type Bac Professionnel à Bac+2 en Secrétariat ou gestion des PME-PMI.

Vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 années sur un poste similaire en bureau d'études ou en cabinet d'architecte.

Vous maîtrisez parfaitement les logiciels de bureautique (pack office).

Une connaissance des marchés publics serait un plus .

Vous avez le sens de l'organisation, des priorités et réactivité, respect des délais, vous êtes disponible et avez le sens du service.