ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Adjoint administratif

Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au Maire, à la DGS et à la DGA, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Il(elle) assure le secrétariat des instances de la collectivité et du comité de direction, du , et des syndicats intercommunaux.

Missions / conditions d'exercice Organiser l'activité quotidienne du Maire et de la direction : Assurer l'ensemble de la coordination des rendez-vous - Organiser et planifier les réunions et les documents nécessaires - Organiser le classement et l'archivage des dossiers - Préparer et mettre à jour les dossiers : réceptionner, trier et diffuser les informations - Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs (vérification, enregistrement, suivi et transmission) - Organiser les déplacements.

Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs : Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus, relevés de décision, fiches de synthèse) - Rechercher des informations, notamment réglementaires - Vérifier la validité des informations traitées.

Assurer le secrétariat du Maire et de la direction : Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers-courriels- Assurer le suivi du courrier arrivée et départ : ouverture, enregistrement, transmission et suivi réponses - Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec le Maire, la direction - Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes-rendus - Rappeler des informations importantes - Participation, comptes-rendus et suivi des Comités de Direction - Suivi des registres relevant de la direction générale : courriers, arrêtés, notes diverses - Centraliser le planning des congés annuels.

Assurer le contact et l'information des élus : Plan de formation des élus - Agenda des représentations.

Assurer le secrétariat des instances (ville, et syndicats intercommunaux) : Rédiger l'ordre du jour en concertation avec l'élu et la direction - Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions - Préparer les dossiers pour les instances, en lien avec les référents administratifs - Mettre en forme les notes de synthèse, les comptes-rendus et procès-verbaux, les diffuser - Rédiger les délibérations, les transmettre au contrôle de légalité, les archiver, les transmettre aux différents pôles.

Gérer les opérations électorales politiques : Gérer la liste électorale (inscriptions, révision de la liste, procurations, etc.

Préparer et organiser les élections.

Gérer la dématérialisation : Envoyer les convocations de manière dématérialisée - Assurer l'administration Megalis - Déployer les I-parapheurs - Assurer la gestion des signatures électroniques (clés, ...).

Gérer la procédure d'archivage : Organiser les campagnes d'archivage (conventions archives, informations des agents sur l'organisation de l'archivage).

Assurer le suivi des assurances : Déclarer et assurer le suivi des sinistres (protection juridique, responsabilité civile, protection fonctionnelle).

Profils recherchés Sens du service public. Bonne connaissance du fonctionnement d'une collectivité et des règles administratives propres au secteur public.

Bonne connaissance du statut de l'élu local.Capacité à planifier les activités et à tenir les délais. Capacité à anticiper et à organiser.

Maîtrise de l'orthographe exigée et aisance rédactionnelle. Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques.

Capacité d'expression orale. Capacité à informer et à rendre compte. Capacité à rechercher l'information, à la vérifier et à la classer.

Capacité à travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes.Capacité à prendre en compte les demandes et à y répondre de manière appropriée.

Autonomie, capacité d'adaptation et à prendre des initiatives. Disponibilité, discrétion et confidentialité. Qualités humaines, relationnelles, sens du dialogue et du travail en équipe.

Capacité à être force de proposition dans l'organisation administrative. Esprit de synthèse, rigueur. Capacité à établir une relation de confiance