Assistant / Assistante ADV

Dans une entreprise en développement, BL évolution a mis en place un poste très polyvalent d’appui aux pôles métiers pour en renforcer l’agilité et faciliter la vie des consultantes et consultants.

Auprès des équipes métiers du pôle territoire (une quarantaine de personnes), l’assistant ou l’assistante de pole aura pour mission d’être en appui quotidien pour l’organisation logistique (déplacement des équipes chez les clients ), la coordination de la vie de l’équipe (administration du personnel, teambuilding .

le suivi administratif des appels d’offres, des contrats et la facturation, la participation à la démarche d’amélioration continue et RSE.

Vos missions

Principales missions :

Aide à l’organisation quotidienne

Logistique des déplacements (trajets, hôtels, )

Achats liés aux missions (matériel, salles, prestataires)

Archivage et gestion documentaire

Appui à l’organisation d’événements ponctuels (salons, conférence, )

Appui à la vie d’équipe

Appui à l’intégration des nouveaux collaborateurs

Suivi administratif RH des équipes (congés, absences, suivi des temps, planification des entretiens )

Appui à l’amélioration continue de l’organisation du pôle et mise en oeuvre des engagements RSE

Appui à l’organisation des moments de team building

Participation à la vie de l’équipe du pôle support

Administratif et facturation

Préparation des NDA, contrats, CGV, bons de commande le cas échéants

Suivi administratif des missions en cours

Gestion des données clients, mise à jour du CRM

Préparation, revue et édition de factures

Dépôts des documents sur Chorus et autres plateformes

Suivi et relances

Appels d’offres

Gestion des comptes sur les plateformes privées et publiques

Constitution des dossiers administratifs & coordination avec les partenaires éventuels

Relecture et mise en forme des réponses

Dépôt sur les plateformes

Recensement et mise à jour des références

Mise à jour des CV des équipes

Vos compétences

Profil recherché : Compétences

Compétences

Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils bureautiques

Forte aisance avec les outils collaboratifs (dossiers partagés, outils de gestion, réseaux sociaux internes)

Gestion administrative d’entreprises

Grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale, orthographe

Autonomie et grandes qualités organisationnelles

Expérience

Au moins 5 ans d’expériences dans le domaine administratif ou assistanat de direction ou de gestion

Expérience en cabinet de conseil ou PME ou association est un plus

Savoir-être

Curiosité et capacité à s’adapter à son environnement de travail. Avoir à coeur d’apporter toujours la solution pertinente

Très grande rigueur

Sens très développé de l’appui aux équipes pour leur faciliter le quotidien

Ecoute, courtoisie et bon relationnel

Esprit d’entraide

Formation / Diplôme

Bac +2 ou BTS

Assistanat de direction ou assistanat manager

Maitrise de l’anglais est un plus

Avantages

Conditions de travail :

Positionnement dans l’entreprise : au sein du pôle territoire

Lieux de Travail :

Au bureau de Paris avec la possibilité de télétravailler ponctuellement

Participation aux séminaires annuels de l’entreprise

Contrat : CDI avec organisation au forfait 218 jours pour plus de souplesse dans l'organisation personnelle ; avec ainsi 5 semaines de congés payés et une à 2 semaines non travaillés supplémentaires selon les années

Rémunération :

A partir de 32 k€ selon expérience et profil

Primes avec les accords d’intéressement et de participation en place

Prise en charge pass Navigo / Forfait Mobilités Durables 600€

Mutuelle santé prise en charge à 50% par l’employeur

Matériel : téléphone portable sur demande ou prise en charge d’une partie du forfait téléphonique