Secrétaire polyvalent(e)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Rédacteur principal de 1ère classe

Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Afin de renforcer l'équipe de 12 personnes en place, la CCBC recherche la perle rare qui alliera dynamisme, polyvalence et autonomie.

Placé(e) sous l'autorité de la direction générale pour ce qui est des missions de secrétariat général, vous travaillerez en étroite collaboration avec la chargée de fonds européens sur la gestion du programme LEADER.

Missions / conditions d'exercice Au sein de la collectivité, nous vous proposons deux missions distinctes.

Une première mission de secrétaire polyvalente pour le compte de la collectivité qui comprend les tâches suivantes :

o Gérer le standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents services, primo renseignements ainsi que la boîte mail générale de la collectivité.

o Accueillir le public, orientation, primo-renseignements.

o Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports,) tri, classement, archivage, numérisation,

o Mettre à jour le fichier du personnel

o Rédiger les actes administratifs liés à la carrière des agents.

o Constituer les dossiers liés à la carrière (caisses de retraite, CAP, comité médical, CDR ...)

o Suivi des compteurs (Congés, Heures récupérables etc).

o Vérifier et traiter les demandes de prestations d'action sociale

o Répondre aux demandes de stage, aux candidatures diverses.

o Gérer les consommables (cartouche d'imprimante, papier) et les achats courants de fournitures de la collectivité.

Une seconde mission d'assistance administrative à la chargée de mission LEADER dans le cadre du programme européen porté par la collectivité, qui comprend les tâches suivantes :

Participer au fonctionnement du programme :

o Secrétariat des instances de gouvernance du programme (préparation des dossiers de séance, convocations, relance des membres (double-quorum), relevé de décisions, notification des décisions, suivi des conventions...)

o Appui auprès de l'équipe technique.

Assistance au suivi administratif et financier du programme :

o Instruction administrative et financière des dossiers (appui aux porteurs de projet sur la complétude des dossiers, respect des règlements et des marchés publics, montage des plans de financement, saisie sur les logiciels OSIRIS, / ECO PAC, transmission Service référent, rédaction de courriers, ...)

o Pré-instruction des demandes de paiement en lien avec les co-financeurs et l'autorité de paiement (collecte et vérification des pièces, relance auprès des maîtres d'ouvrage...)

o Suivi des contrôles

o Régularisation et archivage des dossiers

o Suivi financier du programme (tableau de bord, profil de Berlin et maquette)

Réunions en soirée ( environ 6 / an) Profils recherchés De formation supérieure ( bac +2 minimum), vous appréciez le contact avec le public et les porteurs de projets.

Vous êtes rigoureux / se, autonome, à l'aise avec les chiffres avec de bonnes capacités rédactionnelles.

Vous maîtrisez les outils informatiques de base ( pack Office).

Résistant(e) aux fortes amplitudes thermiques, vous êtes doté(e) d’un solide sens de l’humour.

Des aptitudes en pâtisserie seront appréciées ( par les collègues).

Permis B, véhicule personnel.