Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative selon grille indiciaire de la FPT.

RIFSEEP (IFSE et CIA) Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction Générale des Services, vous serez chargé(e) d’assurer le secrétariat de la directrice générale des services et de l’assister dans les domaines relevant de l’administration générale de la Ville de Joigny (Yonne).

Missions / conditions d'exercice >

Secrétariat des assemblées :

• Suivi de la planification des dates de réunions : Conseil Municipal, commissions
• Gestion des dossiers relatifs à la préparation et au suivi du dossier au Conseil Municipal, (en lien avec les services : construction de l’ordre du jour, rédaction des notes de synthèse, des projets de délibérations, des relevés de décisions, envoi des documents en Préfecture ou télétransmission ACTES, envoi aux membres du conseil municipal, notifications, contrôle de l’affichage légal et la publication des actes).
• Préparation des dossiers destinés au Maire, adjoints et élus en charge de délégations.
• Présence lors des assemblées, rédaction des procès-verbaux
• Mise en place et gestion d’un classement et de l’archivage

Secrétariat général :

• Rédaction et suivi des actes administratifs
• Assurer le secrétariat de la Directrice Générale des services, tenir son agenda en lien avec le Cabinet du Maire et le secrétariat de direction de la communauté de communes.
• Gestion des rendez-vous (accueil téléphonique, anticipation et préparation des documents)
• Prise de notes, mise en forme et impression des courriers et documents écrits, rédaction de la correspondance courante et des comptes-rendus de réunions ou de rendez-vous.
• Élaboration des tableaux de bord, des outils de suivi, des rétro plannings, etc.
• Gestion et suivi des parapheurs
• Coordination de certains dossiers (échéancier )
• Mise en place et gestion du classement et de l’archivage des dossiers en lien avec les services

Régies :

• Gestion administrative des régies de recettes et d’avances Profils recherchés Compétences et savoir-faire :
• Maîtrise parfaite de l’orthographe et de la syntaxe, des techniques de secrétariat, classement, rédaction de documents et correspondances courants, utilisation de différents logiciels (traitement de texte, tableurs, logiciel courrier, agendas).
• Maitrise des procédures administratives (secrétariat des assemblées, délibérations, arrêtés.
• Maitrise institutionnelle et juridique (contrôle de légalité).
• Maitrise du fonctionnement du Conseil Municipal, des commissions.
• Connaissance des compétences des services.
• Sens de l’organisation, esprit d’initiative et réactivité.
• Maitrise des outils informatiques.
• Forces de propositions.

Savoir-être

• Autonomie dans l’organisation du travail et gestion des priorités.
• Qualités relationnelles, sens de l'accueil et du contact, bonne présentation.
• Rapidité, réactivité et disponibilité.
• Rigueur et précision.
• Expérience au sein d’une Direction Générale exigée.
• Sens du travail en commun.
• Discrétion et confidentialité indispensables.

Le poste requiert de la disponibilité lors de la préparation et de la tenue des instances.