Responsable du suivi administratif et financier (H/F) pour le CFA de Bayonne

Rattachement hiérarchique

Directeur du Centre de Formation des Apprentis

Missions / Activités

Missions du poste :

• Management de l’équipe administrative ;
• Gestion administrative générale ;
• Gestion budgétaire ;
• Gestion des Ressources Humaines.

Activités du poste :

Management de l’équipe administrative :

• Encadrer l’équipe administrative et coordonner ses activités (5 personnes) ;
• Organiser et répartir les tâches de ses collaborateurs, spécialisés dans leurs domaines respectifs : comptabilité et finance, accueil, assiduité, édition des plannings, administration ;
• Définir leurs objectifs, évaluer leur performance, accompagner leur montée en compétences.

Gestion administrative générale

• Elaborer des procédures et optimiser la gestion des contrats d’apprentissage : Vérifier la conformité des contrats ; Superviser le traitement de chaque contrat par les OPCO, et le cas échéant mettre en place une procédure de relance ;
• Superviser la facturation selon les échéances définies par les OPCO ; Superviser le maintien et la mise à jour des données dans le logiciel métier (Ypareo) ;

Superviser l’optimisation de logiciel métier (mise en place de procédures d’automatisation).

• Elaborer des procédures et les outils nécessaires au bon fonctionnement du CFA en conformité avec Qualiopi : Mise en place et maintien du système de documentation partagé ;
• Optimisation de l’archivage numérique ; Elaboration de tableaux de bord ; Participation à la rédaction du rapport d’activité annuel en lien avec la Direction ;

Rédaction de notes internes.

• Participer à la rédaction de rapports en vue de leur présentation aux Conseils communautaire et permanent ;
• Assurer une fonction de veille juridique, respecter l’application des réglementations et de la législation liées à l’activité du CFA ;
• Assurer l’interface administrative avec les différents service support de la Communauté d’agglomération Pays Basque ;
• Assurer le suivi administratif des Conseils de perfectionnement et des Conseils d’exploitation.

Gestion budgétaire :

• Participer à l’élaboration du budget annuel ;
• Superviser la gestion et le suivi du budget ;
• S’assurer de la bonne tenue des documents comptables et budgétaires ;
• Elaborer des documents et procédures, notamment participer à la création d’une comptabilité analytique, en lien avec la Direction.

Gestion Ressources Humaines :

• Assurer le suivi de la masse salariale du CFA (fonctionnaires, contractuels, vacataires, prestataires) ;
• Assister la Direction dans certaines procédures de recrutement ;
• Accompagner les agents au niveau de leur vie administrative en lien avec la Direction ;
• Veiller au respect des dispositions réglementaires en matière de prévention des risques.

Qualifications / Expériences

• Maîtrise des financements et de la gestion publique ;
• Connaissance des procédures de Marchés Publics ;
• Maîtrise des conditions légales, réglementaires, administratives et financières de l'apprentissage ;
• Connaissance des conditions nécessaires à l'accès des formations du CFA ;
• Excellente capacité d’écoute et d’encadrement ;
• Excellentes capacités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
• Capacité de conception d’outils de suivi ;
• Maîtrise de l'outil bureautique et des nouveaux outils numériques collaboratifs ;
• Rigueur et sens de l'organisation ;
• Capacité à prendre des initiatives et à référer au supérieur hiérarchique.

Caractéristiques du poste

• Cadre d’emploi des Rédacteurs territoriaux ;
• Recrutement par voie statutaire ou ouvert aux agents contractuels, conformément à l’article 2 du Code Général de la Fonction Publique ;
• Emploi permanent à temps complet à pourvoir à compter du 1er septembre 2024 ;
• Lieu de travail : Centre de Formation des Apprentis de Bayonne ;
• Permis B obligatoire.
Il y a 15 jours