Assistant secrétaire (H/F)

Entreprise : NANTES METROPOLE

NANTES METROPOLE

Description du poste :

Sous l'autorité de la Responsable du service logement (constitué de 12 agents), vous travaillez en binôme et suppléance de l' Assistante-Secrétaire .

A ce titre, vos missions s'articuleront autour des activités suivantes :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :

• Accueil, écoute, information, conseil et orientation des usagers qui contactent le service et / ou se présentent à l'accueil du service en tenant compte des critères de suivi et procédures internes
• Suivi administratif de ces 2 types d'accueil : mise à jour des outils de suivi, transmission des messages, relai des informations utiles à l'équipe, demande et suivi des mises à jour des demandes usagers
• Aide dans les démarches des usagers (dématérialisation, faciliter l'orientation vers les partenaires)
• Lien avec les gestionnaires et conseillères pour les appels / mails les concernant

Assurer une partie du secrétariat du service en lien avec l'accueil :

• Gestion de la boite mails : édition, rédaction et envoi des réponses, tri, enregistrement de documents, archivage, transmission des messages
• Rédaction et envoi de courriers personnalisés, archivage, suivi mise à jour des courriers sous Postman

Préparer et suivre les commissions internes :

Préparation et suivi des commissions contingentement et dé-contingentement : planification annuelle, organisation, coordination, secrétariat et suivi

Contribuer aux projets menés par le service :

Mobilisation aux réunions de service et dans les démarches projet engagées en interne et en externe dans son domaine d'expertise, posture et actions favorisant le travail partenarial et la transversalité dans le service.

Vous travaillez en lien avec l'équipe et les usagers, mais également en relation externe avec les bailleurs sociaux et partenaires du logement ainsi que les services municipaux et métropolitains.

Lieu de travail : Immeuble Magellan - 5 rue Vasco de Gama à Nantes

Horaires de travail (ouverture au public) : 9h-17h30 sauf le mercredi après-midi et le jeudi

Fermeture entre 12h30 et 14h)

Poste éligible au télétravail dans un délai de 6 mois - un jour par semaine (le mardi)

Description du profil :

Vous bénéficiez d'une première expérience réussie sur un poste équivalent, idéalement au sein d'une collectivité.

Vous possédez des connaissances concernant la législation du logement social, de ses aspects techniques et de ses partenaires.

Habile dans l'utilisation des outils informatiques (Libre office Calc et Writer, Outlook), vous savez également vous adapter à de nouveaux logiciels.

Habitué·e à l'outil téléphonique, vous êtes à l'aise dans le traitement des taches administratives et de secrétariat (gestion boite mails, courriers, outils de suivi).

Outre vos compétences professionnelles, vous êtes reconnu·e pour votre sens du relationnel, votre empathie et vos qualités d'écoute et êtes rompu·e au travail d'équipe.

Garant·e de l'image du service public, vous assurez la continuité de ce dernier avec ponctualité, rigueur et amabilité.

Vous savez faire preuve de patience et vous êtes à même de faire face à des situations sensibles voire d'agressivité.

Vous savez prendre du recul et dire non si nécessaire aux demandes des usagers. Vous avez une appétence pour le social.

Enfin, vous faites preuve de discrétion et savez respecter le secret professionnel.