Chargé administratif (H/F)

À propos de nous

Grande École du Numérique créée en 1936, l’Efrei est un acteur indépendant majeur de l’enseignement supérieur et de la transformation numérique.

Installée à Paris ainsi qu’à Bordeaux, l’Efrei forme 5 200 étudiants dans son programme Grande École d’ingénieurs et dans ses Programmes Experts du numérique (bachelors, mastères ), et propose également une offre de formation continue.

Rejoindre l’Efrei, c’est bien plus que rejoindre simplement un leader de l’enseignement supérieur de premier plan, c’est vouloir s’engager dans un projet pédagogique et humain centré sur les étudiants, avec l’assurance d’avoir les moyens de ses ambitions tout en vivant dans un cadre professionnel exceptionnel au sein de nos campus.

Leader indépendant reconnu d’intérêt public par l’État (EESPIG), l’Efrei est habilitée par la Commission des titres d’ingénieurs (CTI) et fait partie de la Conférence des Grandes Écoles.

Depuis janvier 2022, l’Efrei est établissement composante de Paris Panthéon-Assas Université.

Mission

Rattaché(e) au Responsable de Campus, vous êtes l’interlocuteur unique des étudiants de Bordeaux concernant les problématiques de scolarité au sens large et l'organisation des examens.

Gestion Administrative :

Traiter les dossiers d’inscription et de réinscription.

Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs des étudiants du programme.

Accompagner des demandes de bourses CROUS et bourses internes.

Suivre la fabrication et la distribution des cartes d’étudiants.

Suivi Pédagogique :

Inscrire les étudiants aux offres de cours suivant la mise en groupe et le programme.

Suivre les notes / relances des enseignants et responsables de départements.

Gérer les rattrapages.

Organiser les jurys et conseils de fin de semestre.

Préparer les éléments constitutifs du supplément au diplôme.

Contribuer au quotidien à la mise en œuvre des exigences qualité de l’établissement.

Divers travaux administratifs (classement, archivage ).

Services étudiants :

Accompagner les étudiants dans leurs démarches (logement, titres de séjour, financement, jobs, équipement ).

Rechercher des résidences étudiantes et mise en place de partenariats.

Interface avec le service des admissions.

Référent vie associative en relais à la responsable de la vie associative sur le campus de Paris.

Organisation des examens :

En collaboration avec le service examen de Paris, organisation des examens sur le campus bordelais.

Réservation des surveillants auprès du prestataire.

Suivi des devis, factures et passation de commande sur le logiciel comptable.

Réception des sujets d’examen et organisation du jour J avec mise en place des plans de salle.

Récupération des copies et envoie au service examen / correcteurs.

Disponibilité 6 à 8 samedis par an pour assurer la présence aux examens comme surveillant référent.

Profil

Diplômé(e) d’un Bac +2 ou Bac +3 , vous possédez une première expérience réussie sur une fonction similaire (gestion administrative), dans le milieu de l’enseignement supérieur et / ou en entreprise.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et rédactionnelles (nombreux interlocuteurs internes et externes) et votre capacité à gérer vos priorités et les imprévus.