Assistant de direction/Assistante de direction H/F

L’ Agence régionale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mission de définir et mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires.

Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social.

Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers.

Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

La délégation départementale des Yvelines participe à la déclinaison opérationnelle des orientations de l’Agence au plus près des besoins de la population.

Elle est l’interface au niveau local des partenaires de l’Agence.

A sa tête, le directeur départemental assure l’encadrement d’environ 60 personnes, appuyé au quotidien par la directrice départementale adjointe.

La délégation départementale est constituée de plusieurs départements : Ville-Hôpital, Autonomie, Santé-Environnement, Prévention et Promotion de la Santé, Défense et sécurité.

Dans le cadre d’un remplacement, la Délégation départementale des Yvelines, recherche un.e Assistant.e de direction.

Vous serez la personne ressource sur l’activité et travaillerez en étroite collaboration avec la direction de la délégation (directeur, directrice adjointe, correspondant défense sécurité, attachée de direction, cheffe de projet du numérique)

Rattaché.e au Directeur et à la Directrice adjointe, vous aurez pour missions :

L'accueil physique et téléphonique :

• Recevoir les visiteurs en présentiel et par téléphone
• Orienter les appels téléphoniques vers les interlocuteurs identifiés
• Assurer les contacts avec les principaux interlocuteurs (DGARS / Préfecture 78 / CD 78, les établissements de santé et médico-sociaux, association de professionnels de santé libéraux, associations)

Gérer et suivre le courrier de la direction :

• Réceptionner, trier, diffuser l’information via les différents canaux (courrier, messagerie, téléphone, internet, intranet)
• Traiter les courriers arrivés : mis en signature / à modifier / en retour pour envoi
• Rédiger les projets de courrier : concevoir et mettre en forme les documents
• Enregistrer et gérer le suivi des parapheurs en vérifiant les courriers mis à la signature de la Direction et en veillant à l’application de la charte graphique de l’Agence et des règles administratives ;
• Enregistrer les arrêtés préfectoraux et ARS ;
• Élaborer des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers
• Classer et archiver les dossiers et la documentation

Gérer et sécuriser, pour le compte de la direction, l’organisation quotidienne du travail :

• Gérer la planification collective, les agendas et les déplacements
• Gérer l’organisation des réunions et les déplacements (réservation de salles, de visio, de conférence téléphonique ou de véhicule )
• Constituer des fonds de dossiers
• Traiter l’information et effectuer des réponses de 1er niveau
• Faire du secrétariat d’instances (convocations, dossiers, émargement, prise de notes, diffusion du compte-rendu)
• Participer à la préparation et à l’organisation des conférences de territoire
• Tenir le planning des astreintes de semaines et de week-ends pour les Cadres A en collaboration avec le correspondant défense sécurité
• Participer à la logistique : documentations, fournitures, commande et maintenance de premier niveau des matériels

Apporter un appui administratif à la direction :

• Rédiger des notes et des courriers à destination de la direction générale, du Préfet, des élus, et tout autre partenaires.
• Gérer tout autre dossier transversal confié par la direction

Vous avez le profil si vous êtes :

• Titulaire d'un Bac à Bac +2 en assistanat / secrétariat / droit
• Volontaire, curieux / curieuse et force de proposition
• organisé.e et discrèt.e
• un.e bon.ne communicant.e

et si vous avez :

• une expérience dans le secrétariat / l'assistanat
• l'esprit d'initiative
• l'esprit d'équipe
• une capacité d'anticipation
• des qualités rédactionnelles et bureautiques

La connaissance du secteur de la santé publique est un plus.

Si vous vous reconnaissez dans ce descriptif et que vous avez envie de travailler dans un domaine d'utilité publique, rejoignez-nous.

Vous serez en binôme avec l'attachée de direction qui vous apportera tout son savoir-faire et beaucoup de bienveillance.

Rejoindre l'ARS, c'est évoluer dans un environnement apprenant, passionnant et profiter d'avantages tels que :

• Un parcours d'intégration pour les nouveaux arrivants
• jusqu’à 20 jours de RTT par an selon votre rythme hebdomadaire
• jusqu’à 12 jours de congés payés pour garde d’enfant (fermeture école ou crèche et enfant malade) *sous conditions
• jusqu’à 2 jours de congés annuels supplémentaires selon les périodes de prises de congés
• un jour de congé payé pour démarches administratives
• un supplément familial dont le montant varie selon le nombre de vos enfants
• sous conditions
• La prise en charge du titre de transport, au delà du légal, à hauteur de 75%
• Des chèques vacances
• L'accès au Comité d’Agence, pour bénéficier de tarifs préférentiels (parc de loisirs, spectacles, cinéma)

Le poste est basé à Versailles (proche de la gare), à 35 minutes de la Gare Saint-Lazare, et à pourvoir ASAP.

Vous êtes fonctionnaire de catégorie B ou pourrez être contractuel dans le cadre d'un CDD de 3 ans.