Assistant(e) de Direction et en charge des Relations Institutionnelles

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi L’Etablissement Public Territorial du Bassin (EPTB) de la Saône et du Doubs est un syndicat de rivière constitué sur les fleuves éponymes, en charge de la coordination des politiques de gestion de l’eau et des milieux aquatiques sur l’ensemble du bassin versant.

Acteur institutionnel incontournable de l’aménagement de rivière sur le territoire, l’EPTB compte parmi ses adhérents les EPCI riverains de la Saône et du Doubs, deux Régions et trois Départements du bassin versant.

Outre ses missions de coordination, l’EPTB est une collectivité reconnue pour la réalisation de travaux d’aménagement sur les fleuves Saône et Doubs, ainsi que pour le portage de politiques de protection de la biodiversité, de prévention contre les inondations et de protection de ressources stratégiques en eau.

L’établissement est composé de 37 collaborateurs, répartis sur 6 sites géographiques.

Le siège de l’établissement est basé à Mâcon.

Si vous souhaitez évoluer dans une structure à taille humaine et au sein d’une équipe bienveillante, rejoignez-nous !

Toutes les candidatures seront examinées, même si la totalité des expériences attendues ne sont pas encore acquises

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, tout en étant intégrée dans un Pôle Administratif et Financier de 7 agents, vous assurez des missions d’assistant(e) de Direction, de suivi des relations institutionnelles ainsi que du suivi de subventions et des contractualisations.

Missions / conditions d'exercice - En tant qu’assistant(e) de Direction (40 %) :

• Gestion de l’agenda et organisation des réunions du Directeur,
• Réception, enregistrement du courrier de l’EPTB et suivi des réponses apportées aux demandes,
• Suivi des signatures,
• Enregistrement, dispatching et suivi de conventions diverses (incluant les contractualisations),
• Réception des appels téléphoniques, filtrage et transmission,
• Classement et archivage,
• Supervision du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels et du plan d’action RGPD de l’établissement, déployé par l’ensemble du personnel
• Logistique (bâtiment et locaux mis à disposition) : suivi des interventions sur les bâtiments, relations avec le syndic de copropriété et gestion des relations avec les prestataires ; suivi des assurances.
• En tant que chargé(e) des relations institutionnelles (30 %) :
• Gestion de l’agenda et organisation des réunions du Président,
• Organisation et gestion (planning, logistique, convocations) des assemblées délibérantes (Comités syndicaux, Bureaux, ),
• Assistance à la Responsable du Pôle Administratif et Financier pour la rédaction de rapports, du PowerPoint du comité syndical, en particulier sur la mise en forme,
• Rédaction des délibérations et envoi au contrôle de légalité, Relations avec les élus et les différents partenaires de l’EPTB,
• Suivi de dossiers, notamment institutionnels (modifications des statuts de la structure).
• En tant que chargé(e) de suivi de subventions (30 %) :
• Dépôt des demandes, sollicitation des acomptes et soldes auprès de divers financeurs,
• Suivi des conventions d’aides,
• Collaboration efficace et échanges réguliers avec les chargés de missions et animateurs (agents de l’EPTB). Profils recherchés Formation :

Bac de formation administrative / Bac +2 de formation administrative (BTS secrétariat ou assistant de Direction )

Une expérience sur un poste similaire au sein d’une collectivité sera appréciée.

Compétences :

Organisation, rigueur, dynamisme, curiosité, discrétion, bienveillance et autonomie,

Qualités rédactionnelles et relationnelles,

Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint),

Connaissance du fonctionnement des collectivités.