Executive Assistant - Office Manager

ABOUT THE HIRING TEAM

Audrie Jordan For more information : + 33 7 86 38 35 61 [email protected]

ABOUT THE JOB

Acta Marine

Established in 1970, Acta Marine works in a broad scope of maritime sectors. Our background is in shallow water projects, but in these four decades we have developed our skills to include a variety of tailor-made services for clients working throughout the maritime sector.

We operate globally, supporting clients in mostly offshore wind industry, and also in emerging renewable energy markets, and the Oil & Gas industry.

At Acta Marine we are looking for an Executive Assistant to join our French team to represent the company and manage the daily routine in the office.

As General Secretary, you support the management team across the full range of company activities, including administrative and HR support, and providing assistance to the General Manager Commerce in preparing sales documentation and to the General Manager Operations in taking care of crew and operations administrative needs.

You will be part of a highly motivated and experienced team based in Montoir-de-Bretagne. Acta Marine’s ambition is to grow in the renewable markets.

At this moment we have signed for 4 new walk-to-work vessels. The General Secretary will actively support this growth by ensuring that the management team has full assistance.

This position will allow you to further develop your personal and professional skills in an engaging and international working environment.

What do we offer?

• A challenging and dynamic position in the maritime and renewable industry
• A position at a financially sound family-owned business with a long-term outlook
• An international working environment
• Opportunities for personal and professional growth
• The opportunity to be an essential part of the success of a newly established business unit and get a high degree of personal responsibility.
• Competitive compensation package.

What are the key responsibilities?

General management assistance :

• Provide general assistance as required to the management team in the administration.
• Organize and attend meetings, take minutes.
• Assist with Digital file management and document control and documents write up.
• Receive visitors.
• Manage office supplies and follow-up with external service providers.
• Assist with procurement and invoicing in applicable systems.

HR assistance

• Crew tracking system follow-up for HR purpose with external accountant.
• Prepare travel arrangement of the staff, including travel tickets, visa application, accommodation, etc.
• Assist and consolidate travel expenses of the staff and crew.
• Manage crew CV database.
• Assist with onboarding and contracting of crew (certificates, trainings, insurance, etc).
• Assist with maritime school event participation and communications.

Marketing and commercial assistance

• Review and follow-up marketing tools and brochure regular updates.
• Keep contact details updated in CRM and assist during tenders.

Who are we looking for?

• MBO / Bachelor-level degree (Business Administration, or related).
• affinity with- and profound understanding of the company’s industry and markets.
• good business communication skills for both external and internal audiences.
• good business writing skills.
• ability to forge strong relationships with commercial stakeholders.
• written and oral fluency in English is a key requirement of the position.
• Good interpersonal skills, with initiative, prepared to make a difference and interact with diverse counterparts both, internally and externally.
• Highly organized and flexible approach to work, able to prioritize.
• Strong and creative MS Office skills.
• Team player.

Will you be our new colleague?

Are you excited to join our company and do you have what it takes to be our new General Secretary in France?

Please apply via the Linkedin button and attach your motivation letter and CV for us. After a CV-selection of the most suitable candidates for the job, an online or in-person - interview will be arranged.

Hereafter the candidates will be invited to do an online assessment (The Predictive Index (PI) Cognitive test). At last the final selection will be made for the most suitable candidate who will then receive a job offer from us.

Should you wish to know more about this position you can contact us via +33 (0)7 86 38 35 61.

L’EQUIPE RECRUTEMENT

Audrie Jordan Pour plus d’information : + 33 7 86 38 35 61 [email protected]

VOTRE MISSION

Acta Marine

Créée en 1970, Acta Marine est présent sur de nombreuses activités du secteur maritime. Nous avons construit notre savoir-faire grâce à des projets en eaux peu profondes.

Nous avons, durant ces quarante dernières années, développé nos compétences en intégrant un large panel de services sur mesure pour nos clients du secteur maritime.

Nous opérons mondialement en soutenant nos clients dans le secteur de l’éolien en mer essentiellement et également dans les énergies renouvelables et l’industrie pétrolière.

Chez Acta Marine, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre l’équipe française pour représenter l’entreprise et gérer le quotidien au bureau.

En tant que secrétaire général(e), vous soutenez l’équipe de direction dans l’ensemble des activités de l’entreprise, notamment en fournissant un soutien administratif et RH, et en assistant le directeur commercial dans la préparation de la documentation commerciale, ainsi que le directeur des opérations pour répondre aux besoins administratifs de l’équipage et des opérations.

Vous rejoindrez et intégrerez une équipe extrêmement motivée et expérimentée, basée à Montoir-de-Bretagne. L’ambition d’Acta Marine est de se développer sur le secteur du renouvelable.

Nous avons 4 navires W2W en commande. Le poste de secrétaire général(e) soutiendra de manière active cette croissance en s’assurant de donner l’assistance nécessaire à l’équipe managériale.

Il vous permettra de développer vos compétences personnelles et professionnelles dans une entreprise dans un environnement de travail engagé et à l’international.

Qu’offrons-nous ?

• Un poste dynamique et exigeant dans l’industrie maritime du renouvelable
• Un rôle dans une entreprise familiale gérée sur le long-terme
• Un environnement de travail international
• Opportunités d’évolution personnelle et professionnelle
• L’opportunité de faire partie intégrante d’une nouvelle entité et d’avoir de fortes responsabilités
• Régime de rémunération attractif.

Quelles seront vos responsabilités ?

Assistance de direction :

• Fournir une assistance générale selon les besoins à l’équipe de direction dans l’administration.
• Organiser et assister aux réunions, prendre des notes.
• Aider à la gestion des fichiers numériques et au contrôle des documents, ainsi qu’à la rédaction de documents.
• Accueillir les visiteurs.
• Gérer les fournitures de bureau et suivre les prestataires de services externes.
• Assister dans les achats et la facturation.

Assistance RH :

• Suivi RH de l’équipage avec le soutien du comptable.
• Préparer les voyages du personnel, y compris le transport, les demandes de visa, l’hébergement, etc.
• Assister et consolider les frais de voyage du personnel et de l’équipage.
• Gérer la base de données des CV de l’équipage.
• Assister dans l’intégration et la contractualisation de l’équipage (certificats, formations, assurances, etc.).
• Assister dans la participation et communication des événements des écoles maritimes.

Assistance commerciale / marketing :

• Examiner et suivre les outils marketing et les mises à jour régulières des brochures.
• Mettre à jour les coordonnées dans le CRM et assister lors des appels d’offres.

Qui recherchons-nous ?

• Diplôme de niveau MBO / Bachelor (administration des affaires).
• Affinité et compréhension approfondie de l’industrie et des marchés de l’entreprise.
• Bonnes compétences en communication commerciale pour les publics internes et externes.
• Bonnes compétences en rédaction commerciale.
• Capacité à établir des relations solides avec les parties prenantes commerciales.
• Maîtrise écrite et orale de l’anglais, exigence clé du poste.
• Bonnes compétences interpersonnelles, avec initiative, prêt à faire la différence et à interagir avec des interlocuteurs divers, tant internes qu’externes.
• Approche organisée et flexible du travail, capable de hiérarchiser.
• Solides compétences dans MS Office.
• Esprit d’équipe.

Serez-vous notre prochain collègue ?

Avez-vous hâte de rejoindre notre entreprise et avez-vous les qualités recherchées pour être notre futur(e) secrétaire général(e), en France ?

Merci de proposer votre candidature sur le lien LinkedIn et joignez votre lettre de motivation et votre CV. Après une sélection des profiles correspondants à nos recherches, nous vous contacterons pour un entretien d’embauche.

Les candidats retenus seront invités à passer un test en ligne (Predictive Index (PI) Cognitive test). Le candidat retenu recevra une proposition d’embauche.

Pour toute question complémentaire, nous pouvez nous joindre au +33 (0)7 86 38 35 61