AMA Référente - H/F

Le poste

proposé recouvre deux missions : d’une part le management et la coordination de l’équipe des secrétaires des services d’obstétrique et de gynécologie de l’HCE et d’autre part la prise en charge du secrétariat de pôle.

La gestion des secrétariats des services de médecine de la reproduction et de gynécologie-obstétrique de Voiron ne fait pas partie du périmètre du poste.

I. SECRETAIRE REFERENTE 60%

Management et coordination des adjointes et assistantes médico-administratives du secteur de Gynécologie Obstétrique de l’HCE :

o Animer l’équipe (gérer les conflits, motiver, recadrer, décider).

o Organiser des réunions d’équipe et en assurer le compte rendu.

o Etablir un planning hebdomadaire permettant d’assurer les missions administratives de l’ensemble des services.

o Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur

o Veiller à une répartition équitable de tâches.

o Tendre à l’harmonisation des pratiques professionnelles.

o Définir des procédures liées aux tâches des différents postes de travail du secrétariat.

o Favoriser la communication entre les différents agents et la communication directe avec lessages-femmes coordinatrices.

o Valider, en premier examen, les demandes de congés et autres autorisations d’absence.

o Gérer les plannings (CHRONOS) des agents.

o Assurer les évaluations des agents : entretien individuel annuel (GPMC) ou renouvellement de contrat.

o Rédiger et actualiser les profils de postes et fiches de postes.

o Procéder au recensement des besoins de formations dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi.

o Organiser le remplacement des agents.

o Sélectionner des candidats pour le recrutement.

o Encadrer ou organiser l’encadrement des nouveaux agents et des stagiaires.

o Mettre à jour les adresses mail génériques des différents secteurs du service

Gérer les commandes des secrétariats :

o Consommables informatiques (LYRECO et DYADEM)

o Stocks et entretien du matériel bureautique (SCOOP / COPILOT)

o Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives

Gérer toutes les demandes d’intervention aux services techniques des équipes administratives

GMAO)

Gérer les demandes d’intervention au support informatiques des équipes administratives (PS’Soft et hotline 7000 si urgence), en binôme avec le secrétariat du responsable médical pour l’équipe médicale

Assurer le lien et la diffusion de l’information entre les différents intervenants du service.

Gérer les habilitations informatiques des nouveaux arrivants (administratifs, techniques, internes,

externes, médecins).

o Easily (dossiers de spécialités + agendas)

o Cristal-link

o Bureau des badges

Référence EASILY : gérer les créations, les modifications des différents agenda EASILY et des modèles de comptes rendus (consultations, HDJ), fiche d’observation, convocations RDV

Gestion de la visioconférence (préparation de la salle, test, information aux utilisateurs), en binôme avec le secrétariat du responsable médical

Assurer les déménagements des secrétariats en lien avec les services supports

II. SECRETAIRE DE POLE 40%

Réservation des salles de réunion du Département (JP Schaal, Amazones, Salle Polyvalente de l’HCE,)

Gestion des plaintes du Département et transmissions des dossiers aux patients, après validation du responsable médical

Collaboration avec la faculté pour les programmations des cours, jury clinique, accueil des étudiants

Participation aux réunions du département sur invitation, et rédaction des relevés de conclusions

Secrétariat administratif et assistance du coordonnateur médical du pôle :

Cotation des actes d’accouchement réalisés à l’HCE (dans l’attente d’une solution informatique à l’automatisation de l’exportation)

Participation aux manifestations du pôle (ex : réservation de salle, contact avec la Direction des achats si repas / boissons nécessaires, etc.)

Gérer les demandes et relations avec les industries extérieures (labos, )

Contribution à la mise à jour des pages du département Internet / Intranet

Participation aux campagnes de communication, lien avec le service Communication du CHUGA, en relation avec la Cadre Gestionnaire de Pôle du pôle

Vérifier que l’ensemble des tableaux de garde de l’HCE soient à jour, validés et publiés (utilisation notamment de GTMED)

Préparation et accueil des internes et des externes sur le site de l’HCE (habilitations, badges, livret d’accueil, recueil des plannings de gardes, )

Edition des plannings de garde de l’HCE et envoi aux différents cadres de santé toutes les fins de mois

Mise à jour du listing Venues sans acte de l’HCE

Habilitations Via Trajectoire

Profil recherché

A- Les relations professionnelles spécifiques au poste

Sous l’autorité hiérarchique du Cadre Gestionnaire de Pôle (N+1) et du Directeur Délégué (N+2)

Lien fonctionnel avec les praticiens assurant des fonctions de responsable médical du secteur(unité fonctionnelle, service, pôle), , et les sages-femmes coordinatrices

Lien fonctionnel avec la Secrétaire Référente Binôme (Secteur de Génétique-Procréation)

B- Les compétences spécifiques

Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d’une expérience de plusieurs années

Maîtrise d’Easily et Cristal-Link et des applications de gestion (Chronos, GMAO, PS’Soft,) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)

Technique de Management / Gestion des conflits / Gestion du temps de travail

Travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs

Qualités rédactionnelles

C- Qualités requises pour acquérir ces compétences

Aptitudes à piloter, animer, communiquer, motiver les membres de son équipe

Qualités rédactionnelles

Autonomie et esprit d’initiative

Esprit d’équipe

Sens des responsabilités

Rigueur dans l’organisation du travail

Esprit d’analyse et de synthèse

Adaptabilité et souplesse

Bon niveau d’anglais requis

D- Conditions de travail dans le poste

Temps de travail : 100%

Horaires : forfait cadre (5 jours RTC supplémentaires)

Travail dimanches et jours fériés : non

Contraintes particulières : répartition des absences (CAJ, RTC, FC,) conformément à la réglementation, aux nécessités de service, et en concertation avec la Secrétaire Référente Binôme

Octroi de la NBI et, sous conditions, de l’IFTS