Agent(e) administratif(tive)

Missions

Le dispositif Le Pays , est une résidence sénior à vocation sociale, située à Roubaix, accueillant des personnes âgées souhaitant vivre dans un cadre convivial et sécurisé.

L’agent administratif sera présent à la résidence Le Pays à temps plein, du lundi au vendredi ; ponctuellement le week-end, durant le mois d'août 2024 (il est possible que le besoin demeure à temps partiel à partir de septembre 2024).

Ses missions seront diverses, l’agent administratif aura des tâches administratives pour assister l’équipe et sera également chargé de l’accueil de la résidence :

• Assurer un accueil convivial, contribuer au bien vivre ensemble et à la quiétude de la résidence
• Créer du lien avec les résidents, favoriser l’écoute et le suivi individuel
• Orienter des familles, les différents intervenants vers les bons interlocuteurs
• Favoriser les échanges entre les résidents
• Participer à la vie collective au sein de l’établissement
• Accompagner les résidents dans leurs démarches numériques.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la résidence
• Trier et distribuer le courrier
• Gérer le planning et la maintenance de la laverie.
• Etre l’interface entre les résidents et les entreprises intervenant dans le logement.
• Réaliser la relève des compteurs individuels et communs eau / chauffage / électricité en lien avec l’agent de maintenance.
• Gérer le stock et l’inventaire des communs (cuisine, salles d’activités, bureaux )
• Réceptionner des livraisons.

Ainsi pour réaliser ses missions, le / la chargé(e) d’accueil aura la responsabilité de :

• La tenue du cahier d’accueil
• L’accueil et la présentation de la résidence avec délivrance des dossiers d’enregistrement pour les futurs résidents.
• L’envoi des recommandés, la gestion du courrier et la tenue du cahier d envoi
• Le classement et l’archivage des dossiers confiés
• La co-gestion de la boite mail Le Pays
• Le suivi des infos quotidiennes des habitants et la mise à jour des dossiers de suivi
• L’application des procédures et du règlement intérieur.

Profil recherché

Diplôme : BEP, BAC, BTS, DUT

Expérience : Débutant accepté

Permis B : Non requis

Compétences requise :

Compétences :

• Aisance informatique
• Aisance à l’écrit
• Capacités organisationnelles
• Rigueur et réactivité dans le travail, respect des consignes et des délais.

Savoirs-faire :

• Maitriser les outils informatiques de base et ses applications
• Savoir classer et archiver des dossiers, faire des photocopies, mettre en forme des courriers, gérer des envois en accusé réception
• Savoir travailler en équipe, être à l’écoute et disponible
• Rendre compte de ses activités
• Etre assidu
• Faire preuve d’aisance relationnelle tant à l’écrit qu’à l’oral
• Appliquer les procédures mises en place et respecter les délais.

Savoirs-être :

• Sensibilité au public accueilli
• Amabilité, bienveillance, attention portée aux habitants et à leurs proches
• Représentation du cadre et du règlement intérieur, garantie du respect des droits et devoirs de chacun
• Discrétion à l’égard de tous les faits, informations ou documents dont il aurait connaissance dans l’exercice de son travail.
Il y a plus de 30 jours